温故而知新，建筑工程行业由合同纠纷而引发的法律诉讼风波从未平息。

让我们回顾一下十年前的一桩合同纠纷，2002年南通第七建筑安装工程有限公司与太平洋俱乐部有限公司结束了长达三年的工程承包合同纠纷，法院以工程施工期间双方来往函件及工程建筑师的相关书证，以及双方对合同的确认记录、调解会议纪要、确认的合同报价书等作为证据，判决太平洋俱乐部支付南通七建工程余款四千二百多万元，并承担相关诉讼费用一百三十万元。

并非所有企业都像南通七建这么幸运，由于人员变动，管理不规范，纸质文件易损坏等因素造成重要证据文件的缺失；或者由于文件数量巨大，缺乏便捷的查询手段，难以在证据提交时限内找到最佳书面证据；这样的现象时有发生，已经严重影响建筑工程企业的获利能力。

我们需要探讨的是企业如何通过更加有效的合同管理手段，保障工程合同的可追踪性（合同变更、会议纪要、工程图纸等），使企业从容应对工程结算和合同诉讼纠纷，并减少相关的人力投入和律师费用。

“工欲善其事，必先利其器”，德雅科技的HOLA文档管理系统让这些挑战迎刃而解。

HOLA文档管理系统是一个强调合同规范化管理、安全性、和提高查询速度的协作交流平台，提供用户权限、扫描上载、审批流程、高速查询、图纸管理、邮件归档等多种功能模块，管理的范围不仅局限于合同本身，还包括与之相关的往来信函、会议纪要、确认记录、报价单、图纸、照片等。在项目周期长达几年，甚至十几年的时间里，HOLA能够对这些资料进行规范化管理，支持文件间的相互关联、调用，和高速查询，从而降低企业的法律风险。

使用HOLA系统，企业可以将合同原件、客户签字的补充协议、原始凭证等，扫描并上载到HOLA系统，通过OCR光学字符识别，就可以进行合同的全文检索，HOLA可以在海量合同文档中快速的锁定特定的关键词。

HOLA也支持合同的分类和登记，就像在图书馆使用索引卡片查找图书一样，HOLA可以将合同分类为：采购合同、销售合同、用工合同等等，合同的关键属性被自定义的添加，例如：合同金额、签订日期、签约单位等等，这些信息帮助我们进一步加快查询速度，比如：可以搜索签订单位为三建，合同金额150~200万元的合同，系统会在一秒钟内返回查询结果。

HOLA系统作为企业的知识库，可以集中管理合同文档、合同模板和制作规范，便于不同部门的人员协作完成合同的拟定、预审工作；HOLA支持自动统计合同数量，自定义的生成合同台账；或设定合同的关键日期提醒，如付款周期；并对合同的原件和借阅情况进行记录管理。

HOLA文档管理系统对项目进行中相关的函件、书证等文件也会妥善保管，并运用引用功能与合同相关联；为了加强合同的变更管理，系统允许将合同执行过程中所发生的设计变更、现场签证等各种变更的详细资料集中储存，并与原合同建立链接。

HOLA文档管理系统可以与多种企业信息化管理系统无缝集成，从而使合同管理的效益最大化。

由此可见，HOLA文档管理系统为企业建立合同保证实施体系的同时，还为建筑工程企业减少了可能发生的诉讼风险。建筑工程企业对HOLA文档管理系统不可或缺的应用，是企业工程盈利，以及核心竞争力增强的保障。