系统的工程资料管理是施工管理程序化、规范化、制度化的具体体现，是工程建设各方主体在依法建设、现场管理、质量控制的原始记录，是建设工程施工质量的重要组成部分。

它既是全面了解建设工程情况不可或缺的部分，也是建设工程一旦发生质量缺陷和安全事故等问题后，作为原因调查、事故分析乃至确定责任的重要依据。

资料员应做好工程资料收集、整理、传递、编目、归档、保存、移交等工作;项目经理、监理工程师负责督促施工单位提交资料并审核把关，建立并记录工程台账，及时提交资料员归档;工程部负责人统筹管理，安排人员协助资料员完成资料归档相关工作，并按制度要求审核相关资料，确保工程竣工资料验收和工程结算顺利完成。

工程部资料室独立设置，安装防盗门（网),配备消防器材，符合防火、防盗、防潮等基本要求。无关人员不随意进入资料室。资料室不堆放和工程资料无关物品。

工程资料收发―工程部资料员负责工程资料的收发，且登记收发文台帐，做到每份资料可追溯。

1、借出的工程资料必须保证原样归还，不得损坏、拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记，资料员应仔细核对归还的资料。

2、国家法定长假前，所借出的工程资料原则上应归还资料室。

3、本部门人员调动或离职时，资料员督促其归还借阅资料，在归还后方可办理调离手续。

      较重要的资料（如检测报告、验收文件等)建议扫描存档。台风等恶劣天气，受影响地区的资料应采取转移、加固等措施，确保资料安全，同时对电脑文件进行备份。

与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理归档。

工程部资料室应将建设单位、监理单位、施工单位(包括总包、分包单位)的工程资料统一归档。

对于外委监理项目，外委监理单位的监理资料也应归档管理。

1、施工单位提交资料严重滞后—催办，发书面通知或进度款控制。

2、施工单位提交的资料，工程师审核签字太慢——及时审核后交给资料室，避免滞压，资料员提醒督促工程师。

3、施工单位仅提交一份资料，工程师签字审核后返还施工单位—要求施工单位一次性提交足份。

4、施工单位提交足份,工程部审核完毕后全部返还施工单位，未存档—所有提交到工程部审核的资料必须存档一份后，余下的份数返还施工单位，资料员控制。

5、施工单位提交资料给工程师后找不到了——所有资料的收发由资料员对接,登记收发台帐。

6、资料不合格退回施工单位整改后，无人跟进，施工单位迟迟未提交—责任工程师应有相关记录，资料员收发文台帐上也备注清楚，要求施工单位限时整改提交。

7、由于人员调动、离职，未做好资料交接。-—-工程师办理调离手续时，资料员查看“收发文台帐”、“资料借阅台帐”，交接资料后方可办理手续。