一个工程项目可能会由 一个施工单位 (工程实行总承包 ) 或 几个施工单位 承建，工程竣工档案资料的编制、整理、汇总等工作，一般应按以下原则进行：

（1） 当工程实行总承包时 ，总承包单位与分包单位签订的分包合同中，应明确各自的责任， 分包单位须负责承建工程项目的竣工档案资料的编制工作，总承包单位负责审查、整理、汇总，确认符合要求后 ，将该工程项目的全部竣工档案资料移交给项目法人。

（2） 当有多个施工单位共同承建一个工程项目时 ， 各施工单位须负责各自承建工程项目范围内的工程竣工档案的编制工作 ，由项目法人负责审查、整理、汇总及归档。

（3）其他承建方式的工程竣工档案资料编制的分工，由项目法人按照国家有关要求确定。

工程竣工档案资料 是在工程建设的各阶段形成的，是对工程项目建设过程的记录及真实评价，因此竣工档案资料应真实、完整、系统。参与工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料进行收集、整理、归档，如果工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。

工程竣工档案资料的编制应符合国家及行业有关档案方面的规范、标准和规程的要求。内容应完整、准确、系统，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，无破损。工程竣工档案资料编制工作要求体现八个字：

（1） 精炼 。工程竣工档案的内容要具有保存价值，同时应具有代表性，内容齐全。

（2） 准确 。工程竣工档案的内容，变更文件材料和图纸要完整、准确。

（3） 规范 。竣工档案整理组卷规范，卷内文件、案卷目录排列相互间要有内在联系。

（4） 科学 。组卷具有科学性，便于检索。

工程竣工档案资料必须按统一规范和要求进行编制， 真实确切地反映工程的实际情况 ，严禁涂改、伪造。同时，凡移交的档案资料，必须按照技术管理权限，经过 技术负责人审查签认 。对曾经存在的问题，评语要确切，应经过认真的复查，并做出处理结论。

建设单位、施工单位必须把竣工档案资料的收集、整理作为重要工作来抓， 尤其是 竣工图 的编制，要同工程项目 施工进度同步 进行 ；收集、整理工作应列入工程招标、投标或者施工合同，并且要有经济约束。