1资料必须系统，对应统一，便于查询

现阶段的建设项目，施工、监理单位资料编制执行合同中的要求最为准确。单位自己的各个部分，相应单位之间，编制顺序、内容统一，目录清晰，达到便于查询检索的目的。
2工程实体资料的填写
(1)基础资料(数据)内容，也就是一般每张表格中上端应该有的基本内容，如试验、施工、检测的内容、日期、试件描述、代表部位(段落)、取样位置、代表数量以及使用的仪器设备，采用的规程、报告单编号等。(2)采用的规程、试验方法一定是满足合同要求并且是现行的，施工方法应该是满足规范或经监理批准的。(3)统一性。一个项目中有些试验、检测数据的基础性数据是一定的。(4)计算及绘制图表的问题。(5)试验、检测报告的结论性意见，应该是有依据并且要准确，不应只写“合格”。(6)频率问题。试验资料从材料进场到试验室再到监理抽监的各项检测要与频率相吻合。(7)对记录的内容要认识其作用不要缺项。(8)签字问题。试验、检测、记录人、复核人、技术负责人及时签字，不能代签、漏签，签字可以草但要让人认识。(9)保证及时填写。实体资料应当随着工程进展随发生随填表。
3工程实体资料整理与编制步骤
3．1有关规定要求
根据河北省《公路工程竣工档案目录》中规定:工程实体方面施工、监理对应资料不分开，报验、施工记录、检测记录、试验报告不分离，按照施工及报验资料顺序，由分项到分部，再到单位工程，进行积累罗列，工程结束，资料完成。
3．2步骤简介
根据规定要求，资料整理过程与施工进展顺序相一致，所有构件(部位)的资料形成过程首先是原材料试验检验，再是开工报告，然后测量记录—检验记录—施工记录—验收记录—质量评定—报验—监理检验记录—交工证书。(1)工程施工开始前对工程进行的单位、分部、分项工程划分，是工程质量、进度管理的基础，也是资料归档的基础。(2)结合工程划分，按施工图纸进行原材料计划使用量统计，是现场采购材料计划的依据，也是原材料试验检验频率符合要求的保证。(3)原材料试验记录不随构件报验，而随进场情况按规定频率检验，只要合格，用到任何部位都可以。(4)竣工图。实体资料中有竣工图，竣工图的绘制，可以在设计图上修改，但必须有监理人员签认，应该是每完成一个分部就绘制出一个分部，最后编制总施工说明，到工程结束，竣工图立马完成。(5)整理归档。
4工程实体资料整理编制的质量保证
4．1领导高度重视是根本
领导要充分认识技术资料的重要性，不应将其只看做是计量支付的凭证、应付检查的内容、交工提交的资料。要对资料记载、积累、收集、归档提出相应要求，明确责任人。特别要对一些施工原始记录的积累细致严格要求，避免造成资料不全面。如钢筋在加工成型截取前，应该按图纸编制下料表;施工生活区域及预制、拌合场的临时电力线路图的绘制;现浇混凝土结构排架安全、稳定的设计计算书等，尽管这些文件在竣工资料中没有要求，但在实际施工中有且重要。
4．2管理制度约束是保障
建立相应的管理制度，提高人员素质，通过制度约束来解决责任心问题，记录内容缺项、涂改造假、签字漏签、代签，复合人不复合，负责人不尽责，如造成不良后果通过制度严肃追究责任。