对于工期争议而言，项目实施过程中的材料可以有效还原案件事实，也可以有效帮助法官构建法律事实，对于争议问题的解决以及已方观点的支撑都有较大帮助，但由于建设工程项目实施周期长，参与人员多，项目实施材料繁杂，稍有不慎就容易导致所搜集到的项目材料不具有证明力或证明力较小，无法切实解决争议。因此，本文拟结合实践经验，对工期争议纠纷中应当收集整理的项目实施材料进行梳理，并将相应材料如何使用，以及使用过程中需要注意的使用要点进行阐述，以供发承包双方有效解决工期争议问题。

根据发出人的不同，开工文件可以分为两类，其一为发包人发出的开工通知，也称开工令；其二为承包人发出的开工报告，包括总体开工报告、分部开工报告及停工开工报告。

就开工令而言，根据《施工合同司法解释一》第8条第1项的规定“开工日期为发包人或者监理人发出的开工通知载明的开工日期”，开工令有助于明确开工日期，并且有助于从分包人、供应商及其他有关方面预先得到所需要的承诺（如订货、租用机械、提供劳动力等事项），且可以结合合同约定获得发包人支付的预付款。

但需提醒承包人注意的是，根据《施工合同司法解释一》第8条第2项的规定“承包人经发包人同意已经实际进场施工的，以实际进场施工时间为开工日期。”即，如果承包人在现场条件不完全具备时便已实际进场施工，此时的风险在于一方面承包人无法全负荷开工，一方面开工日期已经开始起算，而由此导致的工期延误将由承包人自行承担风险。因此， 在无开工令且发包人要求承包人实际进场施工时，承包人需注意对现场是否可以满足全负荷开工的条件进行把控，若无法全负荷开工，建议承包人通过会议纪要方式明确由于现场开工条件尚未完全满足，现阶段进场施工的动作并不导致开工日期的起算，待具备全负荷开工条件时，再开始起算开工日期。

就开工报告而言，其主要内容一般包括：施工机构的建立，质检体系、安全体系的建立和劳动力安排，材料、机械及检测仪器设备进场，水电供应，临时设施的修建，施工方案的准备情况等。对于承包人来说，由于开工报告的发出由其自主确定，不受制于发包人，因此，对于固化开工延误的责任方，开工报告具有无法替代的重要性。此外， 承包人在发出开工报告时，建议尽可能列明现场管理人员配置情况、劳动力安排情况、机械设备进场情况，从而使得开工报告可以有助于用于发包人原因导致的开工延误等停窝工费用索赔中。

就施工现场条件记录文件而言，其主要包括发包人在开工前应向承包人提供的现场基本施工条件，目前常见的现场条件包括“三通一平”“五通一平”以及“七通一平”。“三通一平”即通水、通电、通路及土地平整，“五通一平”在此基础上增加了通讯及通气，“七通一平”在“五通一平”的基础上进行了进一步细化，包括通给水、通排水、通电、通路、通讯、通燃气、通热力及场地平整。 上述文件的记录可以包括照片、声像或书面文件的方式，其主要用于承包人自身责任的规避以及向发包人提起工期或费用的索赔。

需注意的是，根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十五条的规定：“当事人以视听资料作为证据的，应当提供存储该视听资料的原始载体。当事人以电子数据作为证据的，应当提供原件。电子数据的制作者制作的与原件一致的副本，或者直接来源于电子数据的打印件或其他可以显示、识别的输出介质，视为电子数据的原件。”即在照片及声像资料的记录过程中，需注意符合法律对证据规范的要求，避免搜集到的资料无法作为证据使用，此外， 为尽可能保障搜集到的视听资料具有证据效力，建议承包人在搜集照片及声像材料的基础上，进一步增加发函、会议纪要等书面证据的搜集工作，从而形成完整证据链。

工程质量验收记录可分为阶段性质量验收记录和整体竣工验收记录。阶段性质量验收记录是指工程实施过程中的质量验收文件，常见的包括检验批验收文件、隐蔽验收文件、分部分项工程质量验收申请文件以及单位工程竣工验收报告，根据《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2013）的定义，检验批验收文件指“按相同的生产条件或按规定的方式汇总起来供抽样检验用的，由一定数量样本组成的检验体”。

关于阶段性质量验收记录，其对于处理“半拉子”工程相关的争议案件卓为重要，其可用于证明未经竣工验收的工程系质量合格工程。根据《建筑工程施工质量验收统一标准》第6章的规定：“检验批应由专业监理工程师组织施工单位项目专业质量检查员、专业工长等进行验收。分项工程应由专业监理工程师组织施工单位项目专业技术负责人等进行验收。分部工程应由总监理工程师组织施工单位项目负责人和项目技术负责人等进行验收。勘察、设计单位项目负责人和施工单位技术、质量部门负责人应参加地基与基础分部工程的验收。设计单位项目负责人和施工单位技术、质量部门负责人应参加主体结构、节能分部工程的验收。”由此可见， 在搜集阶段性质量验收记录时，需注意核查不同阶段验收记录中的参与人员以及签字人员是否符合规范要求，从而保障其证明效力。

关于整体竣工验收报告，其主要包括：（1）勘察单位工程评价意见报告；（2）设计单位工程评价意见报告；（3）施工单位工程援工报告；（4）监理单位工程质量评估报告；（5）建设单位工程竣工报告；（6）工程竣工验收会议纪要；（7）专家组竣工验收意见（如有，房屋建筑工程一般没有此项，可不考虑）；（8）工程竣工验收证书；（9）规划、消防、环保、人防、防雷、档案等部门出具的验收文件或意见。此处需要特别说明的是，关于消防验收，2020年4月1日，住房和城乡建设部发布《建设工程消防设计审查验收管理暂行规定》将全国建设工程消防设计审查验收的职能从原公安部门划至了现在的住建部门。现县级以上地方人民政府住房和城乡建设主管部门依职责承担本行政区域内建设工程的消防设计审查、消防验收、备案和抽查工作。跨行政区域建设工程的消防设计审查、消防验收、备案和抽查工作，由该建设工程所在行政区域消防设计审查验收主管部门共同的上一级主管部门指定负责。

此外， 无论是在阶段性竣工验收还是整体竣工验收之前，承包人均需主动向监理或发包人发出工程质量验收申请文件， 根据《施工合同司法解释一》第9条第2项的规定：“当事人对建设工程实际竣工日期有争议的，人民法院应当分别按照以下情形予以认定：……（二）承包人已经提交竣工验收报告，发包人拖延验收的，以承包人提交验收报告之日为竣工日期；”即， 及时发出竣工验收申请文件对于主张工期顺延也具有较强作用，在发出竣工验收申请文件时，需注意保留相应签收文件，且签收人员需具备相应授权。

施工日志也称施工日记，是承包人对工程整个施工阶段的施工组织管理、施工技术等有关施工活动和现场情况变化的真实的综合性记录，也是处理施工问题的备忘录和总结施工管理经验的基本素材，是工程竣工验收资料的重要组成部分。其主要记录内容为：日期、天气、气温、工程名称、施工部位、施工内容、应用的主要工艺；人员、材料、机械到场及运行情况；材料消耗记录、施工进展情况记录；施工是否正常、外界环境、地质变化情况；有无意外停工、有无质量问题存在、施工安全情况；监理到场及对工程认证和签字情况；有无上级或监理指令及整改情况等。

监理月报是指在工程施工过程中监理单位就工程中重要问题形成的月度情况记录。监理月报的内容一般包括月度工程进度描述、进度控制措施、月度计量、月度投资控制、合同管理事项、施工安全环境保护、当月监理综合评价、下月监理工作计划、当月工程监理大事记等内容。

就施工日志而言，由于其系单方制作文件，因此主要是用于辅助证明项目实施过程中发生的某些不可抗力事件、停工事件以及用于辅助证明实际损失的发生。 司法实践中，对于施工日志的原件保留工作较为重要，原因在于，由于施工周期长，如果施工日志的原件能够完整体现，其笔迹生成时间也可有效鉴定，从而增加证明力度，促进法官心证的形成。 此外，施工日志的编写应尽可能详实，需详细记录现场人、材、机情况，才能够最大化发挥其证据功能。

就监理月报而言，其证明力度较高，但其证据搜集难度较大，因此，建议承包人在项目实施过程中通过复印件等形式进行实时记录，在产生争议时，可通过“书面提出命令”的方式要求监理单位提供相应原件，帮助法庭还原案件事实。

发包人指令及监理通知是工期争议案件中对于工期顺延抗辩最为重要的履约资料。发包人的指令常以工程变更通知书、工程联系单、洽商变更单等形式出现，属于往来函件的一种形式。

发包人发出的单方指令会对合同工程的工期、价款或质量标准产生重要影响。若发包人发出延期开工、暂停施工、加速施工、设计变更、承包范围变更、施工方案变更等指令造成承包人费用增加或工期延长的，承包人可以将发包人的指令文件作为其向发包人提出索赔的重要证据。

发包人发布指令文件延误或内容错误且未及时予以更改或撤销导致打乱承包人施工计划、发生责任事故或人身损害，造成工程返工、停工或窝工等情况并导致承包人费用增加或工期延误的，承包人可以存在瑕疵的指令文件为证据要求发包人承担因指令错误发生的追加合同价款等责任；工程关键线路因错误指令延误的，合同工期应予顺延。

监理通知是指监理工程师履行监理职责过程中，就施工质量、施工工艺、施工组织等方面以通知单的形式向承包人或建设单位发出的书面文件。部分监理通知属于往来函件的一种形式。监理人按发包人委托监理的范围、内容、职权与权限，代表发包人对承包人实施监督。就工程工期、质量和安全管理而言，监理人作为相对独立的第三方，其发送的文件具有专业性、针对性、客观性等特点，相较于发包人或承包人单方发送的文件而言具有更强的证明力，更易于被人民法院或仲裁机构采纳。

在搜集上述重要资料时，需重点关注相关指令及通知是否具有证据原件、签收记录是否完整，以及在收到相应指令后是否及时向发包人提出了工期或费用索赔。此外，在提起工期或费用索赔时，需注意在发函中对具体损失或工期延误进行量化，尽量在签证申请中明确由此导致的工程费用具体金额及工期顺延具体天数，从而有利于庭审中关于具体标的及具体工期顺延天数的主张。

工程款申报文件是指承包人依据合同约定向发包人主张付款的申请文件，项目实施过程中的工程款主要包括预付款、材料设备款、进度款、签证款、结算款。工程款申报文件的主要作用在于向发包人主张逾期支付预付款、进度款及签证款的利息，如合同中对逾期付款有约定的，可根据合同约定主张相关利息。如合同中对逾期付款未约定的，可根据《施工合同司法解释一》第二十六条的规定进行主张，即“当事人对欠付工程价款利息计付标准有约定的，按照约定处理。没有约定的，按照同期同类贷款利率或者同期贷款市场报价利率计息。”

此外，在本项中需要关注的点在于，项目实施过程中人、材、机涨幅超过合同约定的风险幅度时的调差款支付问题，一般情形下，发包人都会要求承包人将调差款、签证款等事项放入结算中予以支付，但承包人需注意在过程中通过会议纪要、完整签证等方式确定上述款项的具体金额，避免在结算时与索赔款混为一谈进行谈判，从而引发调差款、签证款打折的风险。

另外，对于合同中未明确约定人、材、机涨幅风险幅度的，承包人可尝试结合项目实际情况通过“情势变更原则”进行主张，原因在于，《民法典》实施后，情势变更原则的立法地位从司法解释上升到了法律规定层面，具有了更强的适用效力，此外，在近期拟出台的《民法典合同编司法解释》中，最高院将情势变更原则的具体适用与“因政策调整或市场供求关系异常变动导致的价格变化”进行了关联，使得该原则可以更好地适用于建设工程项目。

往来商务函件的证据地位与发包人指令具有同等重要地位，与发包人指令不同的是，往来商务函件会更多地倾向于商务内容，主要包括：承包人的要求、请求、工程联系单、发包人指示、发包人回函、监理通知等。其中，承包人的要求、请求、工程联系单、通知书一般是指项目履行过程中承包人因工程技术或经济方面的各种变化向合同约定的接收主体所提供的资料、文件。一般情况下承包人发出的此类文件有固定格式，如工作联系单、索赔意向通知书等。发包人指示、发包人回函可以是对承包人前述函件的回复，也可以是就工程相关某一事项主动向承包人发出的沟通函件。 往来商务函件的重要性一方面在于其可以高度还原施工过程记录，可以更好证明工期延误的责任方，另外一方面也体现在其主要是涉及商务内容，与工程结算息息相关，可以有效结合费用索赔材料主张相关费用。

对于没有签收记录的往来函件来说，其证明力度将大打折扣，甚至将不具有任何证明力，其原因在于往来函件常是单方制作，在没有签收记录的时候，难以证明对方切实收到了相关函件，从而难以被法院或仲裁庭采纳。

因此， 在项目实施过程中，承包人或发包人需注意完整制作往来函件的签收台账，并且注意落款时间的真实性、完整性。对于项目实施过程中一方拒收往来函件的，可通过邮政寄件形式发送，并注意保留寄件底单。此外，在制作签收台账时，还需注意核验并保留签收人的授权委托书及签收人的身份证明文件。

本项所指的会议纪要是指工程施工过程中各主体就工程中产生的问题进行例行、专门会议所形成的概要性文件，包括监理会议纪要、专题会议纪要等。通常在施工过程中监理为履行其监督施工的职责，一般会定期地召开监理例会，形成的会议纪要即为监理会议纪要。监理会议一般由监理单位主持，会议纪要中一般包括现场施工人员及机械情况、上阶段工作情况概要、下阶段工作计划、施工单位需建设单位协调及解决的问题、监理单位建议及意见、建设单位要求等内容。另外，如工程施工过程中涉及具体问题需要解决的，发包人或监理单位也会就专门性的问题召集各参建单位举行专题性会议，并形成专题会议纪要。

由于会议纪要是在施工当期形成，并真实反映各方的意见及工程的施工情况，会议纪要的内容对于工程的工期、质量等重要问题乃至施工中的其他细节可能均会有详尽的体现，因而在工期主张或费用索赔时通常可以发挥极为重要的作用。

在本项证据材料的搜集或制作过程中，需注意核查会议纪要中对待证问题的表述是否为闭口表述，以及是否存在推翻前期会议纪要的后期会议纪要或往来函件。

如在南通某建与某地产公司的某项诉讼纠纷中，法院查明事实为：“项目实施过程中，南通某建与某地产公司签订会议纪要，会议纪要明确，由于工期延误引发的争议已经双方协商解决，因地下室等各种因素的制约导致工期延误，双方一致同意不按照原合同工期执行，就截至目前的工期延误事件互不承担责任，既不奖也不罚，但某地产公司法定代表人强调必须在2020年4月中旬全部通过竣工验收。”关于南通某建是否应承担延误工期的违约责任，法院认定为：“实际施工期间，因地基工程施工失败，双方约定由南通某建接替原地基工程施工单位实施地下室围护的抢险施工及围护桩加固工作，该项工作并非总包单位合同内容，属于增加工程，必然导致工期延长，故双方就工期协商约定不按原合同工期执行且互不追究责任，既不奖也不罚，但某地产公司并未完全放弃工期要求，在承诺不针对原工期奖罚的同时要求南通某建必须于2020年4月中旬竣工。由于南通某建系在2020年7月份才完成了竣工，因此，其应按照合同约定承担2020年4月至2020年7月期间的工期延误责任，并赔偿某地产公司的部分租金损失。”可见，在签署会议纪要时，需避免出现上述开口表述的情形，规避由此导致的权利义务不确定风险。