设不设配电间主要看配电柜的数目和尺寸。如果数目多、尺寸大，你随意丢在外面总是不安全不合理。你所提的“一个一层的4000平米的商业需要设配电间吗，还有一个一层的3000多平米的展厅，一个局部两层会所”，这么大面积和电气容量不可能不设置配电间，否则那么多柜子就摆在角落里吗?
至于设配电间的依据，一般或按层、或按区域、或防火分区，没有固定标准，只有在满足规范情况下的相对合理。
比如面积很大地下室，很多个防火分区，宜按防火分区做；高层建筑，单层面积不大都一个防火分区，显然按层更合适。