资料员的工作之一就是要根据现场的进度，及时准确地编制资料。但是，目前的资料员很少是专职在现场的，对现场的进度只知道个大概，即使是在现场的资料员，也很少去现场了解实际情况，这样就造成了一种普遍现象，很多资料员根据自己的推算，或者在下一道工序开始后，才进行资料的编制。也有很多人觉得现场决定一切，资料只不过是现场的附属品、是可以补的，甚至可以写“回忆录”的，以至于出现工程进行了很长时间，资料还是一片空白的怪现象。更有甚者，有的工程资料是竣工后闭门造车一次性“造”出来的。试想，不进行见证取样、不进行任何试验编造出来的资料能真实反映工程实际吗？所以这样完成的资料数据不真实，有时还会造成时间混乱，资料堆积，给自己和监理添加工作量。

资料员之间都流传一句话，“资料员要会写多种字体，必要时还需伸出你的左手”。这句话赤裸裸地表明，资料的签字，很多情况下都是由资料员代签的。如混凝土浇筑前，需要向监理申请浇捣令，而这份浇捣令就涉及到钢筋、模板班组，还需要技术负责人进行技术交底，材料员提供材料，有时还涉及到水电专业，这就需要这些人员签字确认。然而，每一次都要这些人签字，也并非易事。为了减少麻烦，资料员都直接代劳了。

检验批是工程质量验收的基本单元，一个单位工程，会有许多的检验批验收记录。现在的许多资料员，为了减少工作量，使用资料编制的软件，软件编制的数据都是随机的。所以，检验批的数据，很多情况下都是虚拟的，有时为了达到优质工程，还刻意控制了不合格点的百分比。

单位工程名称即设计图上所具的单位工程名称。所以施工单位提出的任何一项施工资料，包括施工合同、开竣工报告等所有质量保证资料和施工质量检验评定资料，凡涉及单位工程名称都应和设计图所具的工程名称一致。其中，常见错误有：设计图与施工合同等文件的单位工程名称不一致；工序质量评定表中单位工程名称填写不规范、不正确

在我国现行的标准与试验规程中，对原材料试验的取样方法、取样代表数量、取样频率等均有明确的规定。但是，因为试验人员水平参差不齐，或施工单位为了整理资料方便，或施工单位为了经济利益的考虑，使得试验中取样缺乏代表性，取样频率不足，代表数量不确切的现象频繁出现，所以试验结果不能较全面地反映工程的实际情况，有可能使某些本不合格的材料因漏检而应用于工程中，给工程种下质量隐患。

不完整的技术资料会导致片面性，不能系统、全面地反映单位工程的质量状况。比如采用高分子防水卷材的地下防水工程，不仅要做防水卷材的试验与隐检，还要做基层隐检；与此同时，隐检的内容也要全面。对于防水混凝土，不但要做普通混凝土的分项工程质量检验评定，而且还要做防水混凝土的分项工程质量评定。在工程中，可能会因某种原因造成局部没有及时施工，有些单位为保持资料在时间、部位上的延续与资料的整洁，就不进行资料编制，或将此部分资料抽出，这也会造成资料漏项。

施工资料是一项管理和技术并重，执行和实践交叉的跨工种的综合性工作。施工资料的编制与整理人员包括项目工程师、质检员、技术员、资料员、材料员、试验员、工长等。因每人只负责其中某一部分的整理工作，假若缺乏交流或不严格按现场施工进度同步进行，施工资料的纵向（指某人整理的某部分资料） ,特别是施工资料的横向（指各工种间的施工资料）就很难交圈吻合。