第三章 工程档案资料的整理、汇总与移交

第十五条 水利工程档案必须完整、准确、系统，并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等还要附以有关情况说明，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易褪色材料书写（包括拟定、修改、补充、注释或签名）。
第十六条 水利基本建设前期工作（如勘测、设计、科研等）产生的档案资料，除依据合同必须向委托或建设单位提供的材料和有关成果外，其余部分均应向产生单位的档案部门归档。
第十七条 竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。施工单位一定要在施工过程中，认真做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，整理好变更文件（单独立卷），按规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章，并履行签字手续后，才能作为竣工图保存。竣工图的编制形式和深度可按以下情况区别对待。1、凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图。2、凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图（必须是新兰图）上注明修改部分与修改依据和施工说明后，作为竣工图。3、凡结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大变更，原施工图不能代替或利用的，必须重新绘制竣工图。
第十八条 反映建设项目过程的图片、照片（包括底片）、录音、录像等声像材料，是水利工程档案的重要内容，应按其种类分别整理、立卷，并应对每个画面附以比较详细的语言或文字说明。有关单位特别是施工单位从施工初期就应指定专人负责，认真做好记录并随时加以整理、注释。大中型建设项目，特别是重点工程的重大事件、事故、必须有完整的文字和声像材料，否则不予验收。
第十九条 水利工程档案的移交应履行签字手续，并按以下原则进行：1、基本建设项目实行总承包的，各分包单位应负责收集、整理分包范围内的档案资料，然后交总包单位汇总、整理、再统一向建设单位与工程管理单位移交。2、基本建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位应负责收集、整理所包工程的档案资料，并由建设单位汇总或由建设单位委托一个承包单位负责汇总、整理后，再向建设单位和工程管理单位移交。3、基本建设项目实行监理制度的，由各有关单位按以下原则汇总、整理后交监理部门审查，经审查合格后的案卷，再向建设单位和工程管理单位移交。
第二十条 竣工图一般不得少于三套：一套交工程管理单位档案部门，一套交管理单位负责运行维护的业务部门，一套交于工程建设单位档案部门（当建设单位就是管理单位时，可少交一套）；凡关系到全国性或某些城市规划的重要项目，还需按国家档案局的规定，增交一套给有关档案馆。集资或合资兴建的项目，可由建设单位根据实际情况增加竣工图的份数。

第四章 归档范围和保管期限表

第二十一条 水利基本建设项目（工程）文件材料的归档范围与保管期限，应严格执行《水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表》。表中规定需由若干单位保存原件（多家产权的，由投资多的一方保存原件），其他单位保存复印件。
第二十二条 有特殊要求的建设项目，在正式开工前，建设单位可参照《水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表》，根据工程特点、规模和工程全过程将要产生的文件材料，规定出比较详细的归档范围和保管期限表，直接印发给工程各有关单位，同时抄送给主管机关的档案部门。

第五章 水利工程档案的竣工验收

第二十三条 水利工程档案的竣工验收（包括初步验收，以下同），应在基本建设项目验收委员会（或验收小组，以下同）的领导下，与工程（项目）验收同步或提前进行。
第二十四条 各级水利部门在组织水利工程竣工验收时，要通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员参加验收工作。国家重点工程由国家档案局和水利部档案部门参加；部属重点工程由水利部和有关流域机构的档案部门参加；水利部投资比例较大的省属重点工程由水利部或有关流域机构和省级水利厅（局）的档案部门参加；其他的省属重点工程由省档案局和各省级水利厅（局）的档案管理部门参加；一般的地方水利工程由有关地、市、县档案局和水利局的档案部门参加；小型水利工程等其他项目则由项目建成后的产权单位的档案部门参加。
第二十五条 工程（项目）竣工验收前，建设单位应组织施工、设计、监理、管理等单位的项目负责人、工程技术人员和档案管理人员，依据本规定对水利工程档案的收集、整理、归档等工作，特别是竣工图的编制与整理情况，进行一次彻底的检查，并写出自检报告（具体内容参见本规定第二十八条），在申请工程（项目）验收时，一并报送给验收主管单位，并抄送验收主管单位的档案部门。
第二十六条 工程（项目）竣工验收时，应由参加验收的档案人员和建设、监理、管理、施工等单位的档案人员与工程技术人员组成档案资料验收组。大、中型建设项目要在验收工作结束时写出验收专题报告（此报告应作为工程竣工验收鉴定书的附件，并将主要内容反映到鉴定书中）；一般工程也应在工程竣工验收鉴定书中反映出有关档案资料的情况与评价意见。
第二十七条 档案资料验收组，应通过听汇报（工程建设与档案资料管理概况和竣工档案资料自检报告）、参观工程建设现场（了解工程结构及生产流程）、抽查有关档案资料（重点抽查竣工图的质量）等多种方式进行档案资料的检查验收。其中抽查工程档案资料的比例：有关文字材料不得少于案卷总数的10%；竣工图不得少于 总张数的15%。
第二十八条 档案资料验收组的验收报告应包括以下内容：1、档案资料工作概况：档案资料工作管理体制（包括机构、人员等）和档案保管条件（包括库房、设备等）及有关档案乌烟瘴气 形成、积累、整理（立卷）情况，其中包括项目单位、单项工程数和产生档案资料总数（卷、册、张）。2、竣工图的编制情况与质量。3、档案资料的移交情况，并注明已移交的卷（册）数、图纸张数等有关数字。4、对档案资料完整、准确、系统性的评价及档案资料在施工试运行和管理工作中发挥作用的情况。5、档案资料工作中存在的问题、解决措施及对整个工程建设项目验收产生的影响。

第六章 附则

第二十九条 本规定由水利部负责解释。
第三十条，本规定自公布之日起施行。

附表：

续：

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《水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》PDF版本

希望对大家管理工程档案有作用。