10 建设工程文件和档案信息资料管理

10.1 建设工程信息的收集
建设工程参建各方对数据和信息的收集是不同的，有不同的来源，不同的角度，不同的处理方法，但要求各方相同的数据和信息应该规范。建设工程参建各方在不同的时期数据和信息收集也是不同的，侧重点有不同，但也要规范信息行为。
从监理的角度，建设工程的信息收集由介入阶段不同，决定收集不同的内容。监理单位介入的阶段有：项目决策阶段、项目设计阶段、项目施工招投标阶段、项目施工阶段等多个阶段。各不同阶段，与建设签订的监理合同内容也不尽相同，因此收集信息要根据具体情况决定。
10.1.1项目决策阶段的信息收集
在项目决策阶段，其他国家监理单位就已介入，因为该阶段对建设工程的效益影响最大。我国则因为过去管理体制和人才能力的局限，人为地分为前期咨询和施工阶段监理。今后监理单位将同时进行建设工程各阶段的技术服务，进入工程咨询领域，进行项目决策阶段相关信息的收集。该阶段主要收集外部宏观信息，要收集历史、现代和未来三个时态的信息，具有较多的不确定性。
在项目决策阶段，信息收集从以下几方面进行：
(1) 项目相关市场方面的信息。如产品预计进入市场后的市场占有率、社会需求量、预计产品价格变化趋势、影响市场渗透的因素、产品的生命周期等。
(2) 项目资源相关方面的信息。如资金筹措渠道、方式，原辅料、矿藏来源，劳动力，水、电、气供应等。
(3) 自然环境相关方面的信息。如城市交通、运输、气象、地质、水文、地形地貌、废料处理可能性等。
(4) 新技术、新设备、新工艺、新材料，专业配套能力方面的信息。
(5) 政治环境，社会治安状况，当地法律、政策、教育的信息。
这些信息的收集是为了帮助建设单位避免决策失误，进一步开展调查和投资机会研究，编写可行性研究报告，进行投资估算和工程建设经济评价。
10.1.2 设计阶段的信息收集
设计阶段是工程建设的重要阶段，在设计阶段决定了工程规模，建筑形式，工程的概算，技术先进性、适用性，标准化程序等一系列具体的要素。目前，监理已经由施工监理向设计监理前移。因此，了解该阶段应该收集什么信息，有利于监理工程师开展好设计监理。
监理单位在设计阶段的信息收集要从以下几处进行：
(1) 可行性研究报告，前期相关文件资料，存在的疑点和建设单位的意图，建设单位前期准备和项目审批完成的情况。
(2) 同类工程相关信息：建筑规模，结构形式，造价构成，工艺、设备的选型，地质处理方式及实际效果，建设工期，采用新材料、新工艺、新设备、新技术的实际效果及存在问题，技术经济指标。
(3) 拟建工程所在地相关信息：地质、水文情况，地形地貌、地下埋设和人防设施情况，城市拆迁政策和拆迁户数，青苗补偿，周围环境(水电气、道路等的接入点，周围建筑、交通、学校、医院、商业、绿化、消防、排污)。
(4) 勘察、测量、设计单位相关信息：同类工程完成情况，实际效果，完成该工程的能力，人员构成，设备投入，质量管理体系完善情况，创新能力，收费情况，施工期技术服务主动性和处理发生问题的能力，设计深度和技术文件质量，专业配套能力，设计概算和施工图预算编制能力，合同履约情况，采用设计新技术、新设备能力等。
(5) 工程所在地政府相关信息：国家和地方政策、法律、法规、规范规程、环保政策、政府服务情况和限制等。
(6) 设计中的设计进度计划，设计质量保证体系，设计合同执行情况，偏差产生的原因，纠偏措施，专业间设计交接情况，执行规范、规程、技术标准，特别是强制性规范执行的情况，设计概算和施工图预算结果，了解超限额的原因，了解各设计工序对投资的控制等。
设计阶段信息的收集范围广泛、来源较多，不确定因素较多，外部信息较多，难度较大，要求信息收集者要有较高的技术水平和较广的知识面，又要有一定的设计相关经验、投资管理能力和信息综合处理能力，才能完成该阶段的信息收集。
10.1.3 施工招投标阶段的信息收集
在施工招投标阶段的信息收集，有助于协助建设单位编写好招标书，有助于帮助建设单位选择好施工单位和项目经理、项目班子，有利于签订好施工合同，为保证施工阶段监理目标的实现打下良好基础。
施工招投标阶段信息收集从以下几方面进行：
(1) 工程地质、水文地质勘察报告，施工图设计及施工图预算、设计概算，设计、地质勘察、测绘的审批报告等方面的信息，特别是该建设工程有别于其他同类工程的技术要求、材料、设备、工艺、质量要求有关信息。
(2) 建设单位建设前期报审文件：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件。
(3) 工程造价的市场变化规律及所在地区的材料、构件、设备、劳动力差异。
(4) 当地施工单位管理水平，质量保证体系、施工质量、设备、机具能力。
(5) 本工程适用的规范、规程、标准，特别是强制性规范。
(6) 所在地关于招投标有关法规、规定，国际招标、国际贷款指定适用的范本，本工程适用的建筑施工合同范本及特殊条款精髓所在。
(7) 所在地招投标代理机构能力、特点，所在地招投标管理机构及管理程序。
(8) 该建设工程采用的新技术、新设备、新材料、新工艺，投标单位对“四新”的处理能力和了解程序、经验、措施。
在施工的招投标阶段，要求信息收集人员充分了解施工设计和施工图预算，熟悉法律法规、熟悉招、投标程序，熟悉合同示范范本，特别要求在了解工程特点和工程量分解上有一定能力，才能为建设方决策提供必要的信息。
10.1.4 施工阶段的信息收集
目前，我国的监理大部分在施工阶段进行，有比较成熟的经验和制度，各地对施工阶段信息规范化也提出了不同深度的要求，建设工程竣工验收规范也已经配套，建设工程档案制度也比较成熟。但是，由于我国施工管理水平所限，目前在施工阶段信息收集上，建设工程参与各方信息传递上，施工信息标准化、规范化上都需要加强。
施工阶段的信息收集，可从施工准备期、施工期、竣工保修期三个子阶段分别进行。
10.1.4.1 施工准备期
施工准备期指从建设工程合同签订到项目开工这个阶段，在施工招投标阶段监理未介入时，本阶段是施工阶段监理信息收集的关键阶段，监理工程师应该从如下几点入手收集信息：
(1) 监理大纲：施工图设计及施工图预算，特别要掌握结构特点，掌握工程难点、要点、特点，掌握工业工程的工艺流程特点、设备特点，了解工程预算体系(按单位工程、分部工程、分项工程分解)；了解施工合同。
(2) 施工单位项目经理部组成，进场人员资质；进场设备的规格型号、保修记录；施工场地的准备情况；施工单位质量保证体系及施工单位的施工组织设计，特殊工程的技术方案，施工进度网络计划图表；进场材料、构件管理制度；安全保安措施；数据和信息管理制度；检测和检验、试验程度和设备；承包单位和分包单位的资质等施工单位信息。
(3) 建设工程场地的地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管线，地下洞室，地上原有建筑物及周围建筑物、树林、道路；建筑红线，标高、坐标；水、电、气管道的引入标志；地质勘察报告，地形测量图及标桩等环境信息。
(4) 施工图的会审和交底记录；开工前的监理交底记录；对施工单位提交的施工组织设计按照项目监理部要求进行修改的情况；施工单位提交的开工报告及实际准备情况。
(5) 本工程需遵循的相关建筑法律、法规和规范、规程，有关质量检验、控制和技术法规和质量验收标准。
在施工准备期，信息的来源较多、较杂，由于参建各方相互了解还不够，信息渠道没有建立，收集有一定困难。因此，更应该组建工程信息合理的流程，确定合理的信息源，规范各方的信息行为，建立必要的信息程序。
10.1.4.2 施工实施期
施工实施期，信息来源相对比较稳定，主要是施工过程中随时产生的数据，由施工单位层层收集上来，比较单纯，容易实现规范化。目前，建设主管部门对施工阶段信息收集和整理有明确的规定，施工单位也有一定的管理经验和处理程序，随着建设管理部门加强行业管理，相对容易实现信息管理的规范化，关键是施工单位和监理单位、建设单位在信息形式上和汇总上不统一。因此，统一建设各方的信息格式，实际标准化、代码化、规范化是我国目前建设工程必须解决的问题。目前，各地虽都有地方规程，但大多数没有实现施工、建设、监理的统一格式，给工程建设档案和各方数据交换带来一定的麻烦，仅少数地方规程对施工、建设、监理各方信息加以统一，较好地解决了信息的规范化、标准化。
施工实施期收集的信息应该分类并由专门的部门或专人分级管理，项目监理部可从下列方面收集信息：
(1) 施工单位人员、设备、水、电、气等能源和动态信息。
(2) 施工期气象的中长期趋势及同期历史数据，每天不同时段动态信息，特别在气候对施工质量影响较大的情况下，更要加强收集气象数据。
(3) 建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资的进场、加工、保管、使用等信息。
(4) 项目经理部管理程序；质量、进度，投资的事前、事中、事后控制措施；数据采集来源及采集、处理、存储、传递方式；工序间交接制度；事故处理制度；施工组织设计和技术方案执行的情况；工地文明施工及安全措施等。
(5) 施工中需要执行的国家和地方规范、规程、标准；施工合同执行情况。
(6) 施工中发生的工程数据，如地基验槽及处理记录，工序间交接记录，隐蔽工程检查记录等。
(7) 建筑材料必试项目有关信息：如水泥、砖、砂石、钢筋、外加剂、混凝土、防水材料、回填土、饰面板、玻璃幕墙等。
(8) 设备安装的试运行和测试项目有关信息：如电气接地电阻、绝缘电阻测试，管道通水、通气、通风试验，电梯施工试验，消防报警、自动喷淋系统联试试验等。
(9) 施工索赔相关信息：索赔程序，索赔依据，索赔证据，索赔处理意见等。
10.1.4.3 竣工保修期
竣工保修期的信息是建立在施工期日常信息积累基础上，传统工程管理和现代工程管理最大的区别在于传统工程管理不重视信息的收集和规范化，数据不能及时收集整理，往往采取事后补填或做“假数据”应付了事。现代工程管理则要求数据实时记录，真实反映施工过程，真正做到积累在平时，竣工保修期只是建设各方最后的汇总和总结。该阶段要收集的信息有：
(1) 工程准备阶段文件，如：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，开工审批文件等。
(2) 监理文件，如：监理规划、监理实施细则、有关质量问题和质量事故的相关记录、监理工作总结以及监理过程中各种控制和审批文件等。
(3) 施工资料：分为建筑安装工程和市政基础设施工程两大类分别收集。
(4) 竣工图：分建筑安装工程和市政基础设施工程两大类分别收集。
(5) 竣工验收资料：如工程竣工总结、竣工验收备案表、电子档案等。
在竣工保修期，监理单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)收集监理文件并协助建设单位督促施工单位完善全部资料的收集、汇总和归类整理。

10.2 建设工程文件和档案资料管理
10.2.1 建设工程文件概念
建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
(1) 工程准备阶段文件，工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
(2) 监理文件，监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。
(3) 施工文件，施工单位在工程施工过程中形成的文件。
(4) 竣工图，工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。
(5) 竣工验收文件，建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
10.2.2 建设工程档案概念
建设工程档案指：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。
10.2.3 建设工程文件档案资料
建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料。
10.2.4 建设工程文件档案资料载体
(1) 纸质载体：以纸张为基础的载体形式。
(2) 缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。
(3) 光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。
(4) 磁性载体：以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。
10.2.5 工程文件归档范围
(1) 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。
(2) 工程文件的具体归档范围按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328-2001)中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共5大类执行。
10.2.6 建设工程文件档案资料管理职责
建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。对于一个建设工程而言，归档有三方面含义：
(1) 建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向相头单位档案管理机构移交；
(2) 勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；
(3) 建设单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328-2001)要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。
10.2.6.1 通用职责
(1) 工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。
(2) 工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实、无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求城增加的表格应统一归类。
(3) 工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程工程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。
(4) 对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚， 情节严重的，应依法追究法律责任。
10.2.6.2 建设单位职责
(1) 在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；
(2) 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；
(3) 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；
(4) 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
(5) 在组织工程施工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。
(6) 对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件；
(7) 必须向参与工程的建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全；
(8) 可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。
10.2.6.3监理单位职责
按照《建设工程监理规范》(GB 50319-2000)中第7章“施工阶段监理资料的管理”和第8章中“8.3设备采购监理与设备监的监理资料”的要求进行工程文件的管理，但由于对设计监理没有相关的文件规范工程资料管理工作，可参照各地相关规定、规范执行。
(1) 应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。
(2) 监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。
(3) 可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托、监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。
(4) 编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328-2001)和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》{GB 50319-2000}的要求，及时由项目监理部提供。
10.2.6.4 施工单位职责
(1) 实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门(专人)负责收集和整理。
(2) 建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反遇工程建设活动的全过程。
(3) 可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作。
(4) 按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。
(5) 负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。
10.2.6.5 地方城建档案管理部门职责
(1) 负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料。
(2) 负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施。
(3) 列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收。
10.2.7 建设工程档案编制质量要求与组卷方法
对建设工程档案编制质量要求与组卷方法，应该按照建设部和国家质量检验检疫总局于2002年1月10日联合发布，2002年5月1日实施的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328-2001)国家标准，此外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB、T11822-2000)、《技术制图复制图的折叠方法》(GB 10609.3-89)、《城市建档案案卷质量规定》(建办［1995］697号)等规范或文件的规定及各省、市地方相应的地方规范执行。
10.2.7.1 归档文件的质量要求
(1) 归档的工程文件一般应为原件。
(2) 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
(3) 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
(4) 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
(5) 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
(6) 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。
(7) 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。
(8) 所有竣工图均应加盖竣工图章。
(9) 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制冶金图。
(10) 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/1609.3-89)统一折叠成A4幅图，图标栏露在外面。
(11) 工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解像力、密度、海波残留量等)要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。
(12) 工程档案资料的照片(含底片)及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。
(13) 工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。
10.2.7.2 归档工程文件的组卷要求
1、立卷的原则和方法
(1) 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
(2) 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；
(3) 立卷采用如下方法：
1) 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；
2) 工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；
3) 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
4) 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
5) 竣工图可按单位工程、专业等组卷；
6) 竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。
(4) 立卷过程中宜遵循下列要求：
1) 案卷不宜过厚，一般不超过40mm；
2) 案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
2、卷内文件的排列
(1) 文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
(2) 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
(3) 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
3、案卷的编目
(1) 编制卷内文件页号应符合下列规定：
1) 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
2) 页号编写位置：单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
3) 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
4) 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
(2) 卷内目录的编制应符合下列规定：
1) 卷内目录式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录B的要求。
2) 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
3) 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
4) 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
5) 文件题名：填写文件标题的全称。
6) 日期：填写文件形成的日期。
7) 页次：填写文件在卷内所排列的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
8) 卷内目录排列在卷内文件之前。
(3) 卷内备考表的编制应符合下列规定：
1) 卷内备考表的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录C的要求。
2) 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。
3) 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
(4) 案卷封面的编制应符合下列规定：
1) 案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可以采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录D的要求。
2) 案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
3) 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。
4) 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。
5) 案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
6) 编制单位应填写案卷文件的形成单位或主要责任者。
7) 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
8) 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限见现行《建设工程文件归档整理规范》中附录A的要求。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
9) 工程档案套数一般不少于两套，一套由建设单位保管，另一套原件要求移交当地城建档案管理部门保存，接受范围规范规定可以各城市根据本地情况适当拓宽和缩减，具体可向建设工程所在地城建档案管理部门询问。
10) 密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
(5) 卷内目录、卷内备考表、卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。
10.2.8 建设工程档案验收与移交
10.2.8.1 建设工程档案验收
(1) 列入城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。
(2) 城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：
1) 工程档案分类齐全、系统完整；
2) 工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；
3) 工程档案已整理立卷，立卷符合现行《建设工程文件归档整理规范》的规定；
4) 竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；
5) 文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；
6) 文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
工程档案由建设单位进行验收，属于向地方城建档案管理部门报送工程档案的工程项目还应会同地方城建档案管理部门共同验收。
(3) 国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型的工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。
(4) 为确保工程档案的质量，各编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。编制单位、制图人、审核人、技术负责人必须进行签字或盖章。对不符合技术要求的，一律退回编制单位进行正、补齐，问题严重者可令其重做。不符合要求者，不能交工验收。
(5) 凡报送的工程档案，如验收不合格将其退回建设单位，由建设单位责成责任者重新进行编制，待达到要求后重新报送。检查验收人员应对接收的档案负责。
(6) 地方城建档案管理部门负责工程档案的最后验收，并对编制报送工程档案进行业务指导、监督和检查。
10.2.8.2 建设工程档案移交
(1) 列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。
(2) 停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管。
(3) 对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。对改变的部位，应当重新编写工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。
(4) 建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。
(5) 施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。
10.2.9 建设工程档案的分类
本部分所提供的分类方法是根据编写组收集到一些政府文件进行归纳所得，建设工程档案归档过程的组卷工作上应按照当地城建档案管理部门的有关要求进行。监理工程师可通过本部分内容对建设过程档案的总体情况有概念性的认识。
10.2.9.1 工程准备阶段文件
1、立项文件
由建设单位在工程建设前期形成并收集汇编，包括：项目建议书，项目建议书审批意见及前期工作通知书，可行性研究报告及附件，可行性研究报告审批意见，关于立项有关的会议纪要、领导讲话，专家建议文件，调查资料及项目评估研究等资料。
2、建设用地、征地、拆迁文件
由建设单位在工程建设前期形成并收集汇编，包括：选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书，拆迁安置意见、协议、方案，建设用地规划许可证及其附件，划拔建设用地文件，国有土地使用证等资料。
3、勘察、测绘、设计文件
由建设单位委托勘察、测绘、设计有关单位完成，建设单位统一收集汇编，包括：工程地质勘察报告，水文地质勘察报告，自然条件，地震调查，建设用地钉桩通知单(书)，地形测量的拨地成果报告，申报的规划设计条件和规划设计条件通知书，初步设计图纸和说明，技术设计图纸和说明，审定设计方案通知书及审查意见，有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议，施工图及其说明，设计算书，政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。
4、招投标及合同文件
由建设单位和勘察设计单位、承包单位、监理单位签订的有关合同、文件，包括：勘察设计招投标文件、勘察设计承包合同，施工招投标文件、施工承包合同、工程监理招投标文件委托监理合同。
5、开工审批文件
由建设单位在工程建设前期形成并收集汇编，包括：建设项目列入年度计划的申报文件，建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设工程规划许可证及其附件，建设工程开工审查表，建设工程施工许可证，投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明，工程质量监督手续。
6、财务文件
由建设单位自己或委托设计、监理、咨询服务有关单位完成，在工程建设前期形成并收集汇编，包括：工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图预算材料、施工预算。
7、建设、施工、监理机构及负责人
由建设单位在工程建设前期形成并收集汇率，包括：建设单位工程项目管理部、工程项目监理部，工程施工项目经理部及各自负责人名单。
10.2.9.2 监理文件
(1) 监理规划，由监理单位的项目监理部在建设工程施工前期形成收集汇编，包括：监理规划，监理实施细则，监理部总控制计划等。
(2) 监理月报中的有关质量问题，在监理全过程中形成，监理月报中的相关内容。
(3) 监理会议纪要中的有关质量问题，在监理全过程中形成，有关的例会和专题会议记录中的内容。
(4) 进度控制，在建设全过程监理中形成，包括：工程开工/复工报审表，工程延期报审与批复，工程暂停令。
(5) 质量控制，在建设全过程监理中形成，包括：施工组织设计(方案)报审表，工程质量报验申请表，工程材料/构配件/设备报审表，工程竣工报验单，不合格项目处置记录，质量事故报告及处理结果。
(6) 造价控制，在建设全过程监理中形成，包括：工程款支付申请表，工程款支付证书，工程变更费用报审与签认。
(7) 分包资质，在工程施工期中形成，包括：分包单位资质报审表，供货单位资质材料，试验等单位资质材料。
(8) 监理通知及回复，在建设全过程监理中形成，包括：有关进度控制的，有关质量控制的，有关造价控制的监理通知及回复等。
(9) 合同及其他事项管理，在建设全过程中形成，包括：费用索赔报告及审批，工程及合同变更，合同争议、违约报告及处理意见。
(10) 监理工作总结，在建设全过程监理中形成，包括：专题总结，月报总结，工程竣工总结，质量评估报告。
10.2.9.3 施工文件
包括：建筑安装工程和市政基础设施工程两类，建筑安装工程中又有土建工程(建筑与结构)、机电工程(电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯)和室外工程(室外安装、室外建筑环境)。市政基础设施工程中又有施工技术准备，施工现场准备，工程变更、洽商记录，原材料、成品、半成品、构配件设备出厂质量合格证及试验报告，施工试验记录，施工记录，预检记录，隐蔽工程检查(验收)记录，工程质量检查验收记录，功能性试验记录，质量事故及处理记录，竣工测量资料等12类文件。
1、建筑安装工程
(1) 土建(建筑与结构)工程
1) 施工技术准备文件：施工组织设计，技术交底，图纸会审记录，施工预算的编制和审查，施工日志；
2) 施工现场准备：控制网设置资料，工程定位测量资料，基槽开挖线测量资料，施工安全措施，施工环保措施；
3) 地基处理记录：地基钎探记录的钎探平面布点图，验槽记录和地基处理记录，桩基施工记录，试桩记录；
4) 工程图纸变更记录：设计会议会审记录，设计变更记录，工程洽商记录；
5) 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验：砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表，砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件，砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告，预制构件(钢、混凝土)出石合格证、试验记录，工程物资选样送审表，进场物资批次总表，工程物次进场报验表；
6 ) 施工试验记录：土壤(素土、灰土)干密度、击实试验报告，砂浆配合比通知单，砂浆(试块)抗压强度试验报告，混凝土抗渗试验报告，商品混凝土出厂合格证、复试报告，钢筋接头(焊接)试验报告，防水工程试水检查记录，楼地面、屋面坡度检查记录，土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表；
7) 隐蔽工程检查记录：基础和主体结构钢筋工程，钢结构工程，防水工程，高程控制：
8) 施工记录：工程定位测量检查记录，预检工程检查，各施混凝土搅拌测温记录，冬施混凝土搅拌测温记录，烟道、垃圾道检查记录，沉降观测记录，结构吊装记录，现场施工预应力，工程竣工测量，新型建筑材料，施工新技式；
9) 工程质量事故处理记录；
10) 工程质量检验记录：检验批质量验收记录，分项工程质量验收记录，基础、主体工程验收记录，幕墙工程验收记录、分部(子分部)工程质量验收记录。
(2) 电气、给排水、消防、采暖、通风、空调燃气、建筑智能化、电梯工程
1) 一般施工记录：施工组织设计，技术交底，施工日志；
2) 图纸变更记录：图纸会审，设计变更，工程洽商；
3) 设备、产品质量检查、安装记录：设备、产品质量合格证、质量保证书、设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告，设备安装记录，设备试运等记录，设备明细表；
4)、预检记录；
5)、隐蔽工程检查记录；
6)、施工试验记录：电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录，楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录，变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录，给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录，电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录；电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录，空载、半载、满载、超载试运行记录，平衡、运速、噪声调整试验报告；
7)、质量事故处理记录；
8)、工程质量检验记录：检验批质量验收记录，分项工程质量验收记录，分部（子分部）工程质量验收记录。
(3)室外工程
1) 室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件；
2) 室外建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）施工文件。
2、市政基础设施工程
(1) 施工技术准备
施工组织设计，技术交底，图纸会审记录，施工预算的编制和审查。
(2) 施工现场准备
工程定位测量资料，工程定位测量复核记录，导线点、水准点测量复核记录，工程轴线、定位桩、高程测量复核记录，施工安全措施，施工环保措施。
(3) 设计变更、洽商记录
设计变更通知单，洽商记录。
(4) 原材料、成品、半成品、构配件设备出厂质量合格证及实验报告
沙、石、砌块、水泥、钢筋(材)、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等实验汇总表、质量合格证书和出厂检(试)验报告及现场复试报告，水泥、石灰、粉煤灰混合料、沥青混合料、商品混凝土等实验报告、出厂合格证、现场复试报告和实验汇总表，混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证、相应的施工技术资料、试验汇总表，厂站工程的成套设备、预应力张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书和安装使用说明、汇总表，设备开箱记录。
(5) 施工试验记录
1) 砂浆、混凝土试块强度、钢筋(材)焊接、填土、路基强度实验等汇总表；
2) 道路压实度、强度试验记录：回填土、路床压实度试验及土质的最大干密度和最佳含水量试验报告，石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试验报告，道路基层混合料强度试验记录，道路面层压实度试验记录；
3) 混凝土试块强度试验记录：混凝土配合比通知单，混凝土试块强度试验报告，混凝土试块抗渗、抗冻试验报告，混凝土试块强度统计、评定记录；
4) 砂浆试块强度试验记录：砂浆配合比通知单，砂浆试块强度试验报告，砂浆试块强度统计、评定记录；
5) 钢筋(材)连接试验报告；
6) 钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录；
7) 桩基础试(检)验报告；
8) 工程物资选样送审记录、进场报验记录；
9) 进场物资批次汇总记录。
(6) 施工记录
1) 地基与基槽验收记录：地基钎探位置图，地基与基槽验收记录，地基处理记录及示意图；
2) 桩基施工记录：桩基位置平面示意图，打桩记录，钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录，钻孔(挖孔)桩混凝土浇灌记录；
3) 构件设备安装和调试记录：钢筋混凝土预制构件、钢结构等吊装记录，厂(场)、站工程大型设备安装调试记录；
4) 预应力张拉记录：预应力张拉记录表，预应力张拉孔道压浆记录，孔位示意图；
5) 沉井工程下沉观测记录；
6) 混凝土浇灌记录；
7) 管道、箱涵等工程项目推进记录；
8) 构筑物沉降观测记录；
9) 施工测温记录；
10) 预制安装水池壁板缠钢丝应力测定记录；
11) 预检记录：模板预检记录，大型构件和设备安装前预检记录，设备安装位置检查记录，管道安装检查记录，补偿器冷拉及安装情况记录，支(吊)架位置、各部位连接方式等检查记录，供水、供热、供气管道吹(洗)记录，保温、防腐、油漆等施工检查记录；
12) 隐蔽工程检查(验收)记录；
13) 工程质量检查评定记录：工序工程质量评定记录，部位工程质量评定记录，分部工程质量评定记录；
14) 功能性试验记录：道路工程的弯沉实验记录，桥梁工程的动、竟载试验记录，无压力管道的严密性试验，压力管道的强度试验、严密试验、通球试验等记录，水池满水试验、消化池气密性试验记录，电气绝缘电阻、接地电阻试验记录，电器照明、动力试运行记录，供热管网、燃气管网等试运行记录，燃气储罐总体试验记录，电讯、宽带网等试运行记录；
15) 质量事故及处理记录：工程质量事故报告，工程质量事故处理记录；
16) 竣工测量资料：建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图，地下管线竣工测量记录。
(7) 竣工图
包括：建筑安装工程竣工图和市政基础设施工程竣工图两类。建筑安装工程竣工图包括综合竣工图和专业竣工图两大类。市政基础设施工程竣工图包括：道路、桥梁、广场，隧道，铁路，公路，航空，水运，地下铁道等轨道交通，地下人防，水利防灾，排水、供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线，高压架空输电线，污水处理、垃圾处理处置，场、厂、站工程等13大类文件。
（8）竣工验收文件
包括：工程竣工总结：竣工验收记录，财务文件，声像、缩微、电子档案。
1）工程竣工总结：工程概况表，工程竣工总结；
2）竣工验收记录：由建设电单位委托长期进行的工程沉降观测记录；
①建筑安装工程有：单位（子单位）工程质量竣工验收竣工，竣工验收证明书，竣工验收报告，竣工验收备案表(包括各专项验收认可文件)，工程质量保修书；
②市政基础设施工程有：单位工程质量评定表及报验单，竣工验收证明书，竣工验收报告，竣工验收备案表(包括各专项验收认可文件)，工程质量保修书。
3)财务文件：决算文件，交付使用财产总表和财产明细表：
4)声像、微缩、电子档案：工程照片，录音、录像材料，微缩品，光盘，磁盘。


10.3 建设工程监理文件档案资料管理

建设工监理文件档案资料管理，是建设工程信息管理的一项重要工作。它是监理工程师实施工程建设监理，进行目标控制的基础性工作。在监理组织机构中必须配备专门的人员负责监理文件和档案的收发、管理、保存工作。
10.3.1 建设工程监理文件档案资料管理基本概念
10.3.1.1 监理文件档案资料管理的基本概念
所谓建设工程监理文件档案资料的管理，是指监理工程师受建设单位委托，在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。建设工程监理文件档案资料管理的对象是监理文件档案资料，它们是工程建设监理信息的主要载体之一。
10.3.1.2 监理文件档案资料管意义
(1)对监理文件档案资料进行整理，可以为建设工程监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。建设工程监理的主要任务是进行工程项目的目标控制，而控制的基础是信息。如果没有信息，监理工程师就无法实施有效的控制。在建设工程实施过程中产生的各种信息，经过收集、加工和传递，以监理文件档案资料的形式进行管理和保存，会成为有价值的监理信息资源，它是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。
(2)对监理文件档案资料进行科学管理，可以极大地提高监理工作效率。监理文件档案资料经过系统、科学的整理归类，形成监理文件档案资料库，当监理工程师需要时，就能及时有针对性地提供完整的资料，从而迅速地解决工作中的问题。反之，如果文件档案资料分散管理，就会导致混乱，甚至散失，最终影响监理工程师的正确决策。
(3)对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程档案的归档提供可行保证。监理文件档案资料的管理，是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。一方面，在项目建成竣工以后，监理工程师可将完整的监理资料移交建设单位，作为建设项目的工程监理档案；另一方面，完整的工程监理文件档案资料是建设工程监理单位具有重要历史价值的资料，监理工程师可从中获得宝贵的监理经验，有利于不断提高建设工程监理工作水平。
10.3.1.3工程建设监理文件和档案资料的传递流程
项目监理部的信息管理部门是专门负责建设工程项目信息管理工作的，其中包括监理文件档案资料的管理。因此在工程全过程中形成的所有资料，都应统一归口传信息管理部门，进行集中加工、收发和管理。信息管理部门是监理文件和档案资料传递渠道的中枢。
明确了监理文件和档案资料的传递流程。首先，在监理组织内部，所有文件和档案资料都必须先送交信息管理部门，进行统一整理分类，保存，然后由信息管理部门根据总监理工程师或其授权监理工程师的指令和监理工作的需要，分别将文件和档案资料传递给有关的监理工程师。当然任何监理人员都可以随时自行查阅经整理分类后的文件和档案。其次，在监理组织外部，在发送或接收建设单位、设计单位、施工单位、材料供应单位及其他单位的文件和档案资料时，也应由信息管理部门负责进行，这样使所有的文件和档案资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证监理文件和档案资料的有效管理。
文件和资料的管理和保存，主要由信息管理部门中的资料管理人员负责。作为资料管理人员，必须熟悉各项监理业务，通过分析研究监理文件和档案资料的特点的规律，对其进行系统、科学的管理，使其在建设工程监理工作中得到充分利用。除此之外，监理资料管理人员还应全面了解和掌握工程建设进展和戥作开展的实际情况，结合对文件和档案资料的整理分析，编写有关专题材料，对重要文件资料进行摘要综述，包括编写监理工作月报、工程建设周报等。

10.3.2 .建设工程监理文件档案资料管理
建设工程监理文件档案资料管理主要内容是：监理文件档案资料收、发文发登记；监理文件档案资料传阅；监理文件档案资料分类存放；监理文件档案资料归档、借阅、更改与作废。
10.3.2.1 监理文件和档案收文与登记
所有收文应在收文登记表上进行登记(按监理信息分类别进行登记)。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位(部门)、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签定。
监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部分内容是否可追溯。如材料报审表中是否明确注明该材料所使用的具体部位，以及该材料质证明的原件保存处等。
如不同类型的监理信息之间存在相互对照或追溯关系时(如：监理工程师通知单和监理工程师通知回复单)，在分类存放的情况下，应在文件和记录上注明相关信息的编号和存放处。
资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。文件档案资料以及存储介质质量应符合要求，所有文件档案必须使用符合档案归档要求的碳素墨水填写或打印生成，以适应长时间保存的要求。
有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总临或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。
部分收文如涉及到建设单位的工程建设指令或设计单位的技术核定单以及其他重要文件，应将复印件在项目监理部专栏内予以公布。
10.3.2.2 监理文件档案资料传阅与登记
由建设工程项目监理部总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在文件传阅纸上，随同文件和记录进行传阅。也可按文件传阅纸样式刻制方形图章，盖在文件空白处，代替文件传阅纸。每位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日期。文件和记录传阅期限不应超过该文件的处理期限。传阅完毕后，文件原件应交还信息管理人员归档。
10.3.2.3 监理文件资料发文与登记
发文由总监理工程师或其授权的签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。
所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文登记表上登记。登记内容包括：文件资料的分类编码、发文文件名称、发文日期(强调时效性的文件应注明发文的具体时间)。收件人收到文件后应签名。
信息管理人员根据文件签发人指示确定文件责任人和相关传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员阅后应签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期限。重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录。
项目监理部的信息管理人员应及时将发文原件归入相应的资料柜(夹)中，并在目录清单中予以记录。
10.3.2.4 监理文件档案资料分类存放
监理文件档案经收/发文、登记和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放、这样既可满足项目实施过程查阅、求证的需要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目中应备有存放监理信息的专用资料柜和用于误入歧途发类归档存放的专用资料夹。在大中型项目中应采用计算机对监理信息进行辅助管理。
信息管理人员则应根据项目规模规划各资料柜和资料夹内容。
文件和档案资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。
项目建设过程中文件和档案的具体分类原则应根据工程特点制定，监理单位的技术管理部门可以明确本单位文件档案资料管理的框架性原则，以便统一管理并体现出企业的特色。下文推荐的施工阶段监理文件和档案分类方法供监理工程师在具体项目操作中予以参考。需要注意的是，下文提出的分类方法在监理开展工作过程中使用，与本章第一节中第五部分监理资料分类方法有所区别，后者指的是项目竣工后监理单位应交给建设单位以及地方城建档案管理 部门的资料，这些资料只是监理工作之中需要和产生文件和档案的一小部分。
10.3.2.5 监理文件档案资料归档
监理文件档案资料归档内容，组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。
对一些需连续产生的监理信息，如对其有统计要，在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类监理信息的完整性。
监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。如监理实践中出现作废和遗失等情况，应明确地记录作废和遗失原因、处理的过程。
按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)，监理文件有10大类27个，要求在不同的单位归档保存，现分述如下：
(1)监理规划：
1)监理规划(建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存)；
2)监理实施细则(建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存)；
3)监理部总控制计划等(建设单位长期保存，监理单位短期保存)。
(2)监理月报中的有关质量问题(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
(3)监理会议纪要中的有关质量问题(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
(4)进度控制：
1)工程开工/复工审批表(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建管理部门保存)；
2)工程开工/复工暂停 (建设单位长期保存，监理单位长期保存，送韩杼滨理部门保存)。
(5)质量控制：
1)不合格项目通知(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理保存)；
2)质量事故报告及处理意见(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
(6)造价控制：
1)预付款报审与支付(建设单位短期保存)；
2)月付款报审与支付(建设单位短期保存)；
3)设计变更、洽商费用报审与签认(建设单位长期保存)；
4)工程竣工决算审核意见书(建设单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
(7)分包资质：
1)分包单位资质材料(建设单位长期保修)；
2)供货单位资质材料(建设单位长期保存)；
3)试验等单位资质材料(建设单位长期保存)。
(8)监理通知：
1)有关进度控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)；
2)有关质量控制和监理通知(建设单位、监理单位长期保存)；
3)有关造价控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)。
(9)合同与其他事项管理：
1)工程延期报告及审批(建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；
2)费用索赔提取物及审批(建设单位、监理单位长期保存)；
3)合同争议、违约报告及处理(建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；
4)合同变更材料(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
(10)监理工作总结：
1)专题总结(建设单位长期保存、监理单位短期保存)；
2)月报总结(建设单位长期保存，监理单位短期保存)；
3)工程竣工总结(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；
4)质量评估报告(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。
10.3.2.6 监理文件档案资料借阅、更改与作废
项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如政府部门、建设单位或施工单位确有需要，应经过总监理工程师同意，并在信息管理部门办理借阅手续。监理人员在项目实施过程中需要借阅文件和档案时，应填写文件借阅单，并明确归还时间。信息管理人员办理有关借阅手续后，应在文件夹的内附目录上作特殊标记，避免其他监理人员查阅该文件时，因找不到文件工作混乱。
监理文件档案的更改应由原制定部门相应责任人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行。若指定其他责任人进行更改和审批时，新责任人必须获得所依据的背景资料。监理文件档案更改后，由信息管理部门填写监理文件档案更改通知单，并负责发放新版本文件。发放过程中必须保证项目参建单位中所有相关部门都得到相应文件的有效版本。文件档案换发新版时，应由信息管理部门将原版本收回作废。考虑到日后有可能出现追溯需求，信息管理部门可以保存作废文件要样本以备查阅。



主要是为了保证监理工作的公平，公正，公开．保证施工质量，明晰各方责任等的必要文件存档．