水利工程建设项目文件收集与归档规范（SL/T 824-2024）

          

8  档案文件整理

8.1  分类

8.1.1  分类原则

8.1.1.1  分类宜按项目文件来源进行，应具有完备性、概括性、包容性、稳定性和可扩充性，同时应保持项目文件的有机联系，以便于保管和利用。

8.1.1.2  其他载体形式的文件分类宜与纸质文件分类一致。

8.1.2  类目设置

8.1.2.1  类目设置应遵循项目文件形成的逻辑规则，各级类目之间为上、下位类的隶属关系，应避免交叉，并保持相对稳定。

8.1.2.2  一级类目宜按文件来源设置为前期及设计、建设管理、施工和监理4类，其代码分别为QS、JG、SG 和JL。

8.1.2.3  二级类目宜按文件来源、项目划分等情况进行设置。其中，前期及设计类按照文件来源结合工作阶段设置二级类目；建设管理类按文件来源结合建设单位内设机构和职能设置二级类目；施工类按照工程建设内容、项目划分、合同等情况设置二级类目；监理类按照专业、合同等情况设置二级类目。

S.1.2.4  建设单位应按照8.1.2.1、8.1.2.2、8.1.2.3的要求，结合项目具体情况编制档案分类方案    

8.1.3  档号构成及标识

8.1.3.1  档号由工程项目代码、分类号和案卷流水号三组代码构成，三组代码之间用“—”分隔,分类号不同类目之间用“·”分隔。档号标识见图1。

XXX—XX·XX—XXXX

工程项目代码—一级类目码·二级类目码—案卷流水号

图1 档号标识

8.1.3.2  工程项目代码宜用项目名称的汉语拼音首字母（大写）标识；超过三个字母的，宜保留前三个字母。

8.1.3.3  分类号由两级类目相应代码组成。一级类目代码宜使用两位汉语拼音字母（大写）标识，二级类目代码宜使用两位阿拉伯数字01~99标识。

8.1.3.4  案卷流水号宜用阿拉伯数字0001~9999标识。

示例1：前期及设计类

XXX—QS·01—0001

工程项目代码—一级类目码（前期及设计类）?二级类目码—案卷流水号

          

示例2：建设管理类

XXX—JG·02—0001

工程项目代码—一级类目码（建设管理类）?二级类目码—案卷流水号

          

示例3：施工类

XXX—SG·03—0001

工程项目代码—一级类目码（施工类）?二级类目码—案卷流水号

              

示例4：监理类

XXX—JL·04—0001

工程项目代码—一级类目码（监理类）?二级类目码—案卷流水号

          

8.2  组卷

8.2.1  组卷原则

8.2.1.1  组卷应遵循文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

8.2.1.2  卷内文件内容应相对独立完整，根据文件内容及数量组成一卷或多卷。案卷不宜过厚，以卷为单位装订的案卷厚度不宜超过40mm。

8.2.1.3  卷内文件应避免重复归档。

8.2.1.4  独立成册、成套的文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。

8.2.1.5  不同载体的文件应分别组。

8.2.2  组卷方法

8.2.2.1  前期及设计文件组卷应符合下列要求：

a）前期文件按规划、项目建议书、可行性研究、初步设计等阶段，结合事由、时间顺序组卷；

b）设计文件按招标设计、施工详图设计等阶段结合专业组卷。

8.2.2.2  建设管理文件组卷应符合下列要求：

a）综合管理、征地拆迁与移民安置、计划、财务管理、技术管理等文件按事由结合时间顺序组卷；    

b）招投标与合同管理文件按标段、合同组卷；

c）第三方检验检测文件按合同，结合专业、时间顺序组卷；

d）科学研究文件按课题（合同），结合事由、时间顺序组卷；

e）生产技术准备、试运行、工程移交及后评价文件按事由结合时间顺序组卷；

f）验收文件按阶段验收、专项验收、竣工验收组卷。

8.2.2.3  施工文件组卷应符合下列要求：

a）土建施工文件以标段为单位，按单位工程、分部工程、单元工程组卷。除灌浆外，其他各种现场施工原始记录或检查记录与单元工程质量验收评定记录一起组卷，各类试验检验报告与相应的单元工程（或工序）质量验收评定记录一起组卷；安全监测仪器的合格证、厂家率定、现场率定、埋设考证等与单元工程质量验收评定记录一起组卷；原材料质量证明、试验文件，按材料进场报验单顺序组卷。竣工图按单位工程或建筑物结合专业或分部工程组卷；设计修改通知单与相对应图号的竣工图一并组卷，分别存放的应在备考表中备注其案卷号。

b）机电设备与金属结构安装文件以标段为单位，按单位工程、分部工程或设备种类结合机组系统及设备的台套、部件、单元组卷。调试文件按专业、阶段、系统组卷。金属结构、设备安装竣工图按装置或系统、台套、部件组卷；设计修改通知单与相对应图号的竣工图一并组卷，分别存放的应在备考表中备注其案卷号。

c）设备（仪器）采购与制造文件按成套性特点，分专业、系统按台（套）组。同一型号的设备仪器一次采购了多台套，且随机文件相同的部分只归一个台套，其他台套相同的部分可不编入，但应在卷内备考表中注明。

d）信息系统开发文件按应用系统结合阶段组卷。    

8.2.2.4  监理文件应以监理（监造）合同为单位，按监理的合同标段结合事由、文种组卷。

8.3  排列

8.3.1  排列基本要求如下：

a）案卷宜按归档范围文件顺序依次排列。

b）卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。结论性文件在前、依据性文件在后，审批文件在前报审文件在后，批复在前、请示在后；单份文件印件在前、定稿在后，正文在前、附件在后，文字在前、图纸在后，译文在前、原文在后。

c）图纸按专业结合图号顺序排列。

8.3.2  前期及设计文件排列要求如下：

a） 规划、项目建议书、可行性研究、初步设计等文件按主题、事由排列，卷内文件按事由结合时间顺序排列。

b）设计文件分阶段按专业排列，卷内文件按专业结合文件编号顺序排列。其中设计变更文件按设计变更执行情况汇总表、设计变更文件、执行情况记录依次排列。8.3.3  建设管理文件排列要求如下：

a） 综合管理、征地拆迁与移民安置、计划、财务管理、技术管理等文件按事由、时间或重要程度排列，卷内文件按事由结合时间顺序排列。

b）招投标与合同管理文件按招投标与合同类型结合编号顺序排列，卷内文件按事由结合时间顺序排列。

c）第三方检验检测文件按专业结合事由、时间顺序排列，卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。    

d）科学研究文件按课题立项、方案论证、研究过程、成果鉴定，结题验收、推广应用、知识产权申报等阶段排列，卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。

e）生产技术准备、试运行与验收文件按事由结合时间顺序排列，卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。

8.3.4  施工文件排列要求如下：

a） 土建施工文件按综合管理、施工技术、检测试验、竣工验收、结算支付等文件排列，卷内文件按事由结合时间（阶段）或重要程度排列。其中验收文件按归档范围文件顺序结合工程项目划分，按照单位工程、分部工程、单元工程排列，卷内文件按施工程序排列，质量验收记录的报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录附后；原材料质量证明、试验文件按材料进场报验单顺序排列，卷内文件按原材料进场报验单、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。

b）机电设备与金属结构安装文件按综合管理、施工技术、安装施工、竣工图、验收、结算支付等文件排列，卷内文件按事由结合时间（阶段）或重要程度排列。其中，验收文件按归档范围文件顺序结合工程项目划分，按照单位工程、分部工程、单元工程排列，卷内文件按施工程序排列，质量验收记录的报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录附后；机组调试试验文件应分系统、机组，按管理文件、调试记录（报告）、调试质量验收文件排列，卷内文件应按工作程序结合时间顺序排列。

c）设备（仪器）采购与制造文件按机电设备采购与制造、金结设备采购与制造等文件排列，卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。

d）信息系统开发文件按立项、设计、实施、验收及试运行阶段顺序排列，卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。

8.3.5  监理文件应按综合管理文件、所监理施工标段的工作文件顺序排列。其中综合管理文件按监理项目部成立、监理规划、监理细则、监理会议文件、监理月（周）报等顺序排列，所监理施工标段的工作文件按开（停、复、返）工、监理通知、旁站记录、监理目志、平行检测、质检查评估、质量缺陷、事故处理等顺序排列。卷内文件按事由结合时间顺序排列。    

8.4 编目

8.4.1  卷内文件页号编写要求如下：

a）卷内文件应在有效内容的页面上编写页号，案卷以卷为单位装订的，卷内文件应依序从“1”开始编写连续页号，且各卷之间页号互不连续；以件为单位装订的，每件均从“1”开始编写页号，且件与件之间页号不连续。

b）成套图纸、印刷成册的文件，已有页号的文件且与实际编写页码相符可不再重新编写页号。

c）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

d）单面书写的文件其页号编写在右下角，双面书写的文件，正面的页号编写在右下角，背面的页号编写在左下角。

8.4.2  卷内目录的编制要求如下：

a）排列在卷内文件首页之前，宜采用70g以上白色打印纸制作，幅面应统一采用 A4 幅面，式样见附录B中图B.3。

b）序号，以一件文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注

c）文件编号，填写文件形成单位的发文号，图纸的图号或设备项目代码。

d）责任者，填写文件形成者或第一责任者，一般以文件的盖章、落款或签字为准，单位可填写全称或规范简称。    

e） 文件题名，填写文件标题的全称，当文件标题不能完整、准确揭示文件内容时，应根据文件自拟题名，自拟题名应简明、准确揭示文件主题内容，具备唯一性、方便检索。

f）日期，填写文件的形成日期，竣工图填写编制日期，日期中“年”应用4位数字表示，“月”和“日”应分别用2位数字表示，如20210920。

g）页号（或页数），以卷为单位装订的，“页号”填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号，中间用“—”隔开；以件为单位装订的“页数”填写每件文件总页数。

h）备注，可根据实际填写需要说明的问题。

i）档号，应根据项目档案分类方案确定的规则编制。

8.4.3  卷内备考表的编制要求如下：

a）排列在卷内全部文件的尾页之后，式样见附录B中图B.4，单独制作的宜采用70g以上打印纸制作，幅面应统一采用 A4幅面。

b）卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在立卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

c）档号，根据项目档案分类方案确定的规则编制。

d）互见号，填写反映同一内容不同载体档号，并注明载体类型。

e）立卷人，由立卷责任者签名。

f）立卷日期，填写完成立卷的日期。

g）检查人，由案卷质量审核者签名。

h）检查日期，填写案卷质量审核的日期。

8.4.4  案卷封面的编制要求如下：    

a）案卷封面可印制在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面或卷皮形式，内封面宜采用70g以上书写纸制作，幅而应统一采用A4幅而，卷皮规格为310mmx220mm，采用120g以上无酸牛皮纸，案卷封面的式样见附录B中图B.5。

b）档号，根据项目档案分类方案确定的规则编制。

c）案卷题名，简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称或课题名称，单位工程、分部工程、分项工程、设备仪器名称，专业名称、部件名称、事由、文件类型名称等。

d）立卷单位，填写负责立卷的部门或单位。

e）起止时间，填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间，中间用“~”隔开，如 20200105~20210825。

f）保管期限，应根据卷内文件的保存价值分为永久和定期，定期分为30年和10年，同一卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

g）密级，应填写卷内文件的最高密级。不涉密的项目档案，密级不填写。

8. 4.5  案卷脊背的编制要求如下：

a）案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见附录B中图B.6。

b）案卷脊背项目宜包括保管期限、档号、案卷题名，填写方法应符合8.4.4的相关规定，项目填写可根据需要选择。

8.5  装订与装具

8.5.1  案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。

8.5.2  采用三孔一线或不锈钢钉、直角装订，并符合DA/T69的相关规定。对案卷内超出卷盒幅面的文件应按 A4 纸规格叠装。图纸折叠方法应符合GB/T10609.3的相关规定，折叠后图纸的标题栏均应露在外面。破损的文件应修复。    

8.5.3  以件为单位装订的应在每件文件首页上端的空白位置加盖档号章并填写相关内容。档号填写应根据项目档案分类方案确定的规则编制，序号填写方法应符合8.4.2中b）的相关规定。档号章样式见附录 B中图 B.7。

8.5.4  竣工图不宜不装订，应在竣工图标题栏上方空白处加盖档号章。

8.5.5  装订时不应破坏文件的内容，并应保持整齐、牢固，便于保管和利用。

8.5.6  案卷装具可采用卷盒、卷夹两种形式要求如下：

a）卷盒，规格为 310mmX220mm，采用220g以上单层无酸牛皮纸板双裱压制，脊背厚度可根据需要设定。

b）卷夹，外表尺寸应为 310mmX220mm，采用220g以上的单层无酸牛皮纸双裱压制，厚度宜为 20~30mm。

8.6  案卷目录编制

8.6.1  案卷目录应包括序号、档号、案卷题名、立卷单位、起止时间、件数、总页数、保管期限备注。式样见附录B中表B.1。

8.6.2  案卷目录的编制：

a）序号，用阿拉伯数字依次标注案卷的流水顺序号。

b）档号、案卷题名、保管期限、立卷单位填写方法应符合8.4.4的相关规定。

c）件数，填写案卷内文件总件数。

d）总页数，填写案卷内全部文件的页数之和。

e）备注，根据管理需要填写案卷的密级、载体形式或存放位置等信息。

8.7检索工具    

建设单位应编制案卷目录、卷内目录等，便于检索利用。