在实践中，人们往往分两个阶段实施询价采购，即询价准备阶段和询价阶段。而对于集中采购机构，完整的询价采购过程一般应分为六个阶段进行。

(一)询价准备阶段

在这个阶段，应按以下步骤进行：

1、进行采购项目分析

集中采购机构在受理采购单位委托的采购项目后，要对采购单位提出的采购项目计划和采购方案，从资金、技术、生产、市场等几个方面进行全方位综合分析，为确定科学的采购方案和完整的采购项目清单做好准备。

2、制定采购方案，确定采购项目清单

对经分析、论证后的采购方案，集中采购机构要会同采购单位及有关方面的专家对采购项目进行论证和可行性分析，有必要时，要组织有关方面对采购单位进行现场考察，制定最终的采购方案，确定最后的采购项目清单，明确有关技术要求和商务要求。

3、编写询价书

集中采购机构要结合项目特点，根据对项目的分析、论证情况和采购项目清单及有关技术要求编制询价书。完整的询价书主要应包括以下内容：

(1)询价公告或报价邀请函：包括采购项目简介和内容、报价单位资格要求、报价单位获取询价书的办法及时间、询价书售价(如果有的话)、报价时间要求、报价地点、报价方式、联系人及联系方式等。

(2)采购项目要求：包括采购单位的基本情况、采购项目的详细内容和要求、采购项目清单和相关技术要求、报价单位的资质条件、合同的特殊条款等。

(3)报价单位须知：包括询价书的主要内容、项目的实施过程和具体要求、对报价单位的要求、报价书的格式及内容、报价方式和时间要求、对报价书评价的方法和原则、确定成交办法及原则、授予合同的办法等。

(4)合同格式：包括合同的主要条款、工程进度、工期要求、合同价款包含的内容及付款方式、合同双方的权利和义务、验收标准和方式、违约责任、纠纷处理方法、生效方法和有效期限及其它商务要求等。

(5)报价文件格式：主要包括报价书(或报价函)、报价表、主要设备及服务说明、报价单位的资格证明文件和服务承诺以及相关内容等。

4、询价书的确认

询价书编制完成后，须送采购单位审核确认，经采购单位法定代表人或授权委托人签字并加盖公章后，方可正式印制。

5、邀请供应商

按照询价书确定的供应商资格条件和邀请方式，邀请相关供应商前来参与报价。邀请供应商可采取公开方式和有限邀请方式。

一是公开邀请方式，是指在政府采购管理机关(财政部或省、市财政部门)指定的政府采购信息发布媒体上公开披露采购信息，刊登询价公告(或报价邀请函)，广泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价的一种方式。

二是有限邀请方式，是指在政府采购供应商信息库中采取随机方式公开选择三家以上相关供应商，以送发书面邀请函的办法邀请其前来报价的一种方式。

6、进行资格预审

对有兴趣参与报价的供应商进行资格预审，主要是对其提交的有关资格证明文件进行审查，包括基本资格审查和专业资格审查等。如采取有限邀请方式，可不需进行资格预审。

7、发出询价书

对经过资格审查、符合项目要求的供应商发出询价书。

8、成立询价小组

询价小组主要负责对各供应商提供的报价按照询价书的规定进行独立评价。询价小组一般由采购单位代表、集中采购机构代表、有关专家等三方面人员组成，成员人数为三人以上的单数，其中专家人数应占三分之二以上。

9、制作评价办法和文件

评价办法和文件是供询价小组成员在评价过程中和集中采购机构在确定成交过程中使用的有关材料，包括评价标准、评价办法、确定成交原则等。

(二)询价及评价阶段

在这个阶段，应按以下步骤进行：

1、公开报价

各供应商应在规定的时间内向集中采购机构提交报价文件，报价文件中应一次报出一个不可更改的最终报价，以确保公平竞争。报价文件要求为密封报送，一般不应接受传真或电话报价。报价文件提交后，供应商不得对报价文件进行修改。

集中采购机构应指定专人(二人以上)在报价截止时间前接收的报价文件，并妥善保管，对在截止时间之后递交的报价应拒绝接收。

集中采购机构在报价时间截止后，要举行公开仪式，对各供应商提供的报价文件中的报价表进行公开报价。

公开报价仪式应邀请采购单位代表、供应商代表、监督方代表(纪检监察机关或政府采购监督管理机构)、有关方面的技术专家参加，询价小组成员和工作人员一般也应参加公开报价仪式。

2、询价小组审阅报价文件

询价小组全体成员审阅各供应商的报价文件，主要审查各报价文件的完整性、对采购方案的完全响应性，报价单位资格及资质的符合性等，以判定报价文件的有效性等。

审阅过程中，应确保公平地对待每一份报价文件。

3、询价小组进行综合评价

询价小组要对各供应商的报价进行综合评价，评价的依据主要是询价书、评价办法和文件及事先制定的评定成交的标准等，并确保公平地对待每一个报价单位提交的报价。

在审阅报价文件及对报价文件进行综合评价过程中，询价小组不得同某一个供应商就其报价进行谈判。

4、询价小组推荐预成交供应商

询价小组根据综合评价情况，推选预成交供应商名单。

在一般情况下，成交供应商应是符合采购要求、质量和服务相等、且报价最低的供应商。

5、询价小组出具询价结果报告

询价小组应向集中采购机构出具询价结果报告。询价结果报告主要包括：询价公告(报价邀请函)发出的日期、方式，响应询价及获取询价书的供应商名单，报价及评价日期和地点，询价小组成员及工作人员名单，报价记录，评价方法和标准，报价资格性、符合性审阅情况及报价无效的供应商名单及原因说明，评价记录，综合评价情况，询价小组的确定预成交的建议等。

6、确定成交供应商

成交供应商的确定，按采购单位的委托权限办理。采购单位自行确定成交单位的，由采购单位依据询价结果报告直接确定，确定结果应以书面形式通知集中采购机构;由集中采购机构确定的，集中采购机构应召开由有关方面参加的确定成交的会议，并根据询价小组的询价结果报告及其推选的预成交单位名单，依照询价书、评价办法和文件、事先制定的确定成交的原则，确定最终成交的供应商。

7、签发成交结果通知书

采购单位自行确定成交结果的，由采购单位签发成交通知书;集中采购机构签发的，先发布成交公告，在规定时间内，未接到质疑和投诉的，即向被确定为成交单位的供应商签发成交结果通知书(签发前一般须经采购单位同意)，并将成交结果以书面方式告知给所有参与谈判的供应商。成交结果通知书应同时抄送政府采购管理机构和采购单位以及各参与单位。

8、签订采购合同

采购合同的签订，严格遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规之规定。成交结果通知书、竞争性谈判文件及其附件、成交单位的报价文件和最终承诺报价及其附件都是协商、洽谈、签订合同的重要依据。

签订采购合同也要按照采购单位的委托权限进行。采购单位如委托集中采购机构签订合同的，由集中采购机构直接与成交单位协商、洽谈、签订合同。如采购单位不委托集中采购机构签订合同，则集中采购机构就有义务组织采购单位和成交供应商协商、洽谈、签订合同，并对双方签订的合同进行确认。集中采购机构在组织供需双方洽谈、签订合同时，应邀请有关方面技术人员和监督方代表参与。

无论是哪一种形式，在合同洽谈过程中，所有各方均应遵循公开、公平、公正和诚实、信用的原则，严格依照成交结果，并要遵守国家的有关法律、法规和政府采购制度的相关规定。只有在对合同的技术部分和商务部分进行充分协商、双方达成一致后，才可以签订正式签订，否则，勉强签订的合同必然后给合同的顺利履行留下隐患。

合同一般要经过公证机关的公证。但是否要公证，合同双方可采取自愿。

合同还应送管理机构备案。

(三)项目实施阶段即合同履行阶段

项目实施阶段，即合同履行阶段。在这个阶段，供方(成交供应商)、需方(采购单位)按照已生效的采购合同，在集中采购机构的监督下，履行各自的责任和义务;合同履行过程中，一般不得变更，如需变更，供需双方应按合同有关条款协商解决，并按合同签订程序报经集中采购机构审核确认;对涉及重大变更事项的协商，由供需双方提出申请，集中采购机构组织进行;经协商一致的变更事项，应签定书面补充协议。集中采购机构作为需方直接签订的合同，应在有关部门的监督下履行。

(四)项目验收阶段

全部项目完工后，为了检验采购成果和供应商履约情况，应组织对项目完成情况进行总体验收。验收的依据为该项目的合同书及国家有关质量标准(验收依据和标准应事先在合同中规定)。

完工验收一般应由采购单位负责组织;对较大的或比较复杂的一些项目，应由集中采购机构组成项目验收小组，由验收小组进行验收;对于一些特殊的项目，应申请具有检验资格的省及省级以上有关质检部门组织验收。

集中采购机构验收的程序应为：供方先向需方提交验收申请报告，供方对需方提交的验收申请报告进行经审核，并对完工项目进行初检，确认合格时，应在验收申请报告上签字盖章，再送集中采购机构审查;集中采购机构审查后，认为已具备验收条件时，应组成验收小组组织验收，验收小组一般由供需双方代表、集中采购机构代表、相关质检机构、有关方面的技术专家组成(其中专家人数不少于总人数的三分之二)。

项目经验收合格的，采购单位或验收小组应出具项目完工验收报告，验收报告上应有验收小组成员的共同签字，并加盖供需双方、集中采购机构、相关质检机构公章。验收报告一经形成，即产生效力，对供需双方均有共同约束力;经验收不合格的，应由供方限期改正，经改正合格且具备验收条件后再由验收小组组织验收。

(五)采购结算和采购文件整理阶段

1、采购结算

项目验收结束后，由集中采购机构依据验收报告，按照采购合同规定的付款条件及付款方式，办理合同款项支付手续;政府采购资金管理部门根据集中采购机构的款项支付手续，向供应商支付采购资金，并进行政府采购资金结算账务处理。(采购单位自行结算的情形除外)。

2、采购文件的整理

集中采购机构按照《政府采购法》对采购文件管理的有关规定，整理整个采购过程的文件、资料，归集采购档案;定期汇总、上报政府采购信息。

(六)售后服务阶段。

本阶段是采购活动的最后一个阶段，在这一阶段，供需双方应继续按照合同规定，履行各自责任和义务;集中采购机构应按照政府采购制度规定和合同条款，及时协调解决合同履行过程中双方的争议和纠纷，对双方履行合同的情况特别是供方的售后服务情况进行监督检查，直至合同有效期满。对有些争议和纠纷协商不能解决的，应建议其申请有关部门裁决或按司法程序进行诉讼。