建设工程资料是在工程项目生命周期内所形成的各种真实记录和反映建设活动的相关资料，做好工程资料归集管理工作，对工程决（结）算、竣工验收、后期运营管理及维护、审计检查等都起着重要作用。近年来，在审计中发现，大多数建设单位普遍存在工程资料管理薄弱的问题，亟待引起重视。

一、存在的主要问题

1、工程资料归集意识欠缺，基础工作不扎实，影响工程资料的完整性

部分建设单位对工程资料归集重视程度不够，将工程档案工作一并“外包”、“转嫁”给代建、招标代理等单位，而作为应承担主体责任的建设单位，在合同订立时既没有重视对各参建单位工程资料归档的约束，在项目实施中又疏于组织收集、整理、归档资料，造成工程资料归集严重滞后，甚至有的建设单位在被检查、被审计时，才临时突击找各参建单位收集资料，致使工程资料零散、无法收集齐全。

2、相关负责人员变动频繁，前后衔接不到位，影响工程资料的连续性

工程建设项目周期长、时间跨度大，短则两三年、长则十来年，有的建设单位的主要领导、分管领导、项目负责人、重要岗位人员流动性较大，又没有严格执行工作交接制度，极易导致工程资料丢失和损坏。另外，有的单位存在“新官”难理“旧事”的现象，前后工作脱节，破坏了工作的连续性和系统性。

3、工程调整仅口头变更，手续办理不规范，影响工程资料的有效性

建设项目遇到客观因素需要调整时，按照规定应到有关部门办理调整手续，但由于工期要求紧、手续办理复杂等原因，加上建设单位工程管理及造价控制意识淡薄，有时出现“口头变更”建设内容、范围、造价金额等，相关手续难以落实到位，最终无法形成书面形式的确认资料，往往对概算控制、工程决（结）算确认造成极大困难。

二、相关建议

1、增强归档意识，提高档案管理水平

建设单位需重视工程资料归档工作，按照有关规定认真做好建设项目档案工作。加强合同管理，在招投标及合同签订过程中，明确各参建单位的档案整理、归档及移交等工作要求。同时，加强工程资料与工程进度同步管理，做到同部署、同实施、同验收。

2、健全交接制度，确保工作有序推进

完善和健全工作交接制度，在人员调动、离职时及时办理交接手续，明确交接人、接管人责任划分，特别是工程中的重要事项、遗留问题要逐项“交”得清楚、“接”的明白，做到工作交接到位、档案交接到位，确保工作衔接有序。同时，推行工程档案数字化管理，便于资料利用与保管，防止资料丢失。

3、加强工程管理，严格执行审批流程

规范工程建设程序，加强设计变更及现场签证管理，杜绝“口头变更”、“口头指令”的发生，发生重大变更后及时办理相关手续，收集并整理设计变更、现场签证、会议纪要等第一手原始资料，做好重要事项记录是控制建设投资、确认工程造价的有效手段和措施。