办公软件快速设置技巧
快速输入相同文本
有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法来完成输入:
1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。
2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。
3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。
4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可。

快速输入有序文本
如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（我们通常称其为“填充柄”），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊……”）依序自动填入相应的单元格中。

快速输入欧元符号
先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入0128这4个数字，松开Alt键，就可以输入欧元符号。

快速选取图表元素
图表创建好以后，我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。图表区包括整个图表和它的全部元素，当你选取图表区后，你就可以看到8个黑色小方块。要想调整单个的图表对象，首先必须选取该对象，然后更改其属性。通过把鼠标指向某一特定图表对象来选取该对象，可能会很困难，特别是在一个带有许多元素很拥挤的小图表中。在这种情况下，我们一般可以使用位于“图表”工具栏上左侧的“图表对象”下拉列表，从该下拉列表中选取的任何项目，也就等于在当前图表中选取了那个项目。
其实，还有一种选取图表元素方法，即在选取图表的任何一部分以后，你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中的其它部分。使用向上或向下的箭头键可以选取主要的图表元素;使用向左或向右的箭头键可以连续地选取图表每一个可以选取的元素，包括每一个数据系列中的单个数据点，以及图例中的彩色图例符号和文本条目。

快速创建内嵌式图表
在工作表中选取用来制作图表的数据区域，然后单击“默认图表”按钮即可，不过，一般缺省时，“默认图表”工具按钮不会显示在工具栏上，你可以通过下面的方法把“默认图表”按钮显示出来:单击“工具→自定义→命令”，在“类别”列表中选择“制作图表”，并在“命令”列表中找到“默认图表”，用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当的位置即可。

快速创建默认图表
我们知道，创建图表一般使用“图表向导”分4个步骤来完成，在每个步骤中你可以根据需要调整各个选项的设置。其实，如果你想使用默认的图表类型、图表选项和格式而不加修改直接生成图表的话，有快速的方法:打开包含用来制作图表数据的工作表，选取用来制作图表的数据区域，然后按F11键即可快速创建图表，图表存放在新工作表图表中，它是一个二维柱形图。

简单巧用自动编号 编排文档图表序号
经常在Word中编辑一些图文混排的文档，如一份产品介绍或说明书什么的。可是，要对文档中插入的图表逐一进行编号非常麻烦。万一增删或移动中间的某一个图表，那么需要同时将其后的所有图表都进行修改，非常麻烦。对于这种情况，我们可以使用Word中的插入题注功能来实现图表的自动编号，具体操作如下。
打开需进入处理的文档，依次点击“插入→引用→题注”命令；在打开的“题注”对话框中，单击“自动插入题注”按钮，此时弹出如图1所示的对话框，在“插入时添加题注”列表中选择要自动编号的对象类型，在“使用标签”列表中，选择一个现有的标签。如果提供的标签不适合你的需要，可单击右侧的“新建标签”键入新的标签。最后在“位置”列表中选择标签出现的位置，点击“确定”按钮。

现在就可以放心地插入图表了，Word会自动为其添加标签。当不再需要自动插入题注功能时，只要再次打开如图所示的对话框，清除不需要进行自动编号对象的复选框就可以了。
如果增删或移动了其中的某个图表，其它图表的标签也会相应的自动改变。如果没有自动改变，可以选中所有文档，然后在右键菜单中选择“更新域”命令。要注意的是删除或移动图表时，应删除原标签。

EXCEL单元格设置技巧
在EXCEL单元格中换行
相信大家都以为在单元格中换行输入只需要按下Enter键即可，但实际上按下该键之后就自动切换到下一个活动单元格，而非下一行。这个时候我们可以按住Alt键，然后再按Enter，这样就可以在同一单元格中实现换行了。

让EXCEL单元格不要跑
在Excel之中，为了某些需要，我们需要重复修改某个单元格的数值，多数朋友的作法是输入之后按Enter显示结果，但是这样一来活动单元格就移到了下一格，要修改时还必须向上移，其实这个时候我们只需要按下Ctrl+Enter，这样既能查看结果，又能保持活动单元格位置不变。

快速选定EXCEL中草药多个不相邻的单元格
如果要选择多个不相邻单元格，通常是先按住Ctrl不松，然后再选择。其实我们可以在选择之前按下Shift+F8，这样就可以任意单击要选中的单元格。要退出选择只需要按下ESC键。

快速重命名EXCEL单元格
为了计算或统计的方便，我们需要改变单元格默认名称。选中要修改的单元格，依次单击“插入”——“名称”——“定义”，在打开的“定义名称”对话框中的“在当前工作簿中的名称”栏中输入欲定义的单元格名称，单击“确定”按钮保存修改。

教你轻松修改PPT中剪贴画颜色
　　在制作演示文稿时，为了达到满意的效果我们经常会插入漂亮的剪贴画。但有时起到的效果会相反，因为剪贴画是程序自带的组件，其颜色都是固定的，这样就可能与页面整体的效果不协调。
　　其实大家不必为其担心，借助图片重新着色功能我们可以轻松修改剪贴画中任意一个区域的颜色。并提醒大家首选中选插入的图片，这样即会出现一个“图片”浮动工具条，如果没有出现可以先右击该剪贴画，选择“显示图片工具栏”命令即可。
　　接下来单击工具栏上的“图片重新着色”按钮，在打开的窗口左侧可以看到分为原始色和更改为两列，其中原始就是表示需要修改的原色，更改为则是更改后的颜色，这时我们就可以根据需要选中相应的原始色，并在“更改为”中选择新的颜色。同时在下方还可以选择更改剪贴画和剪贴画填充背景两种，每作一次改动，我们只需要单击“预览”按钮即可显示修改后的样子。
　　经过反复多次修改，直到该剪贴画的颜色与页面整体风格相符合，我们就可以单击“确定”按钮完成修改了。

Excel中快速输入有固定内容的数据
很多情况下我们在Excel单元格中输入的数据是含有固定内容的，比如来自同一区县的身份证号码的前六位数字一定是相同的，或者来自同一县市的人的联系地址中省市县部分也是固定的。这种情况下，如果老老实实地依次输入，效率就很低。怎样才能快速准确地输入这些含有固定内容的数据呢?以下的几个方法我想必有一种能帮你解决问题。
自动填充
如果数据含有固定内容，但同时又是有规律的数据，比如单位员工的职工编号，在某种排序的方式下，它们就是一个有规律的数列。这种情况下最简单最直接的方式就是使用自动填充。
比如需要输入的数据是“12345××××”，后四位不一样，前五位数据都是一样的。那么我们只需要在第一、二、三单元格分别输入“123450001”、“123450002”、“123450003”，然后选中这三个单元格，并拖动该单元格区域的填充句柄向下拖动至需要的位置，就可以完成自动填充了。
如果固定内容为文字，但只要数字部分为有规律的序列，如“一车间001”、“一车间002”等，也可以使用此办法。
设置单元格格式
如果需要输入的数据不能自动填充，那么我们还可以借助设置单元格格式来简化我们的工作。比如需要输入的数据是一组14位的数字，其中前十位都是“0737070680”，只有后4位不一样。通过设置单元格格式，就可以只输入后4位数字，让前十位数字自动添加。
实现办法是：选中数据所在的单元格区域，然后点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框。在“数字”选项卡的“分类”列表中点击“自定义”，然后在右侧的“类型”输入框中输入“0737070680000#”(不含引号)，也就是说输入前面共同的部分，后四位中前三位输入 “0”，第四位输入“#”。这样输入时只要在单元格中直接输入“1”、“2”、“3”等，就可以直接补全为14位数字了。
如果数据中含有固定的文本，比如前几个字都是“山东省潍坊市”，那么我们也可以在这个自定义的“类型”输入框中输入“"山东省潍坊市"@”。以后输入时这几个字也就可以自动添加了。这种方法在屏幕上显示的是全部数据，但是点击单元格我们可以在编辑栏中看到实际数据只是我们手工输入的部分(图1)。
公式合并
假设数据包含固定内容“山东省潍坊市”，需要输入到A2:A10单元格区域。我们可以在B2:B10区域先输入数据中除固定内容以外的那些内容，然后点击A2单元格，输入公式“="山东省潍坊市"&B2”，完成后拖动此单元格填充句柄向下复制公式至A10单元格就可以得到完整数据了(图2)。
再选中A2:A10单元格区域，按下“Ctrl+C”复制数据。点击右键，在弹出的菜单中点击“选择性粘贴”命令，在打开的对话框中选中“数值”单选项，确定后，就可以删除B列数据了。

EXCEL让两个字的姓名自动分开
在Excel中制作名单时，经常碰到两个汉字的姓名，这样我们都是将其中插入一些空格以保持整体美观，其实只要我们依次打开“格式”——“单元格”，在打开的“单元格格式”窗口中切换到“对齐”选项卡，然后将“水平对齐”设置为“分散对齐”，保存设置返回Excel主界面。现在再调整一下要输入姓名那一列单元格的宽度，使其只能容纳三个字，这样当我们输入两个字的名字时就会自动在中间空出一个字符的符号。

word单元格设置技巧
根据条件选择单元格
单击“编辑→定位”命令，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据你要选中区域的类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型，例如“常量”、“公式”等，此时还可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。

快速选定不连续单元格
按下组合键“Shift+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住Ctrl键不放。

双击单元格某边移动选定单元格
在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边，注意要选择与移动方向相关的一边，即要向下移动，就将鼠标指针放置于单元格的底部;如果要向右移动，就将鼠标指针放置于单元格的右边;依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状，双击选择单元格的某边，鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格，则将移动到连续最远的空白单元格中;如果此方向相邻单元格为非空白单元格，则将移动到连续最远的非空白单元格中。

word打印技巧
自动调整文档打印效果
在用Word打印文档时，我们会发现有时打印出的页面效果与显示的版式有明显的差别，这主要是因为正在打印的文档中是用其它语言版本的Word创建的文档，并且文档的纸张大小也与当前打印机的要求不同。要想改变文档设置格式，使其符合所用打印机的类型，可单击“文件→打印”命令，在“缩放”下的“按纸型缩放”中选择所用纸型，Word将调整页面使其适合你所用的纸型。
要在每次打印时都以这种方式调整文档比例，可单击“工具选项”命令，然后单击“打印”选项卡，选中“允许重调A4／Letter 纸型”复选框。

倒序打印
如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一遍，十分麻烦。其实我们在打印前只要单击“工具→选项”命令，在“打印”选项卡中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，从而打印完后所有的页是顺序排列的。

不见内容打印文档
单击“文件→打开”命令，在打开的对话框中，选定文件名后右击，在出现的菜单中选择“打印”命令，就可不打开文件而快速打印Word文档。

打印副本
有时想多打印几份同一个文件，但我们没有必要按几次“打印”按钮，只要在打印对话框中的“副本”选项区域下的“份数”框中输入要打印的份数，即可同时打印出几份相同内容的文件。如果选中“逐份打印”选项，则Word会按打印完一份再打印另一份的顺序打印文件，这样我们就不用在打印完后再分类。如果不选“逐份打印”选项则会将所有份数的第一页打印完之后，再打印以后各页。

有选择地打印部分页码
有时我们需要在一篇很长的文章中有选择地打印其中几页或其中几节，如果一页一页地查找并打印会非常麻烦，这时我们可利用Word给我们提供的部分打印功能:
1.如果打印范围是连续页，只需直接在打印对话框的“页码范围”内输入页码即可，如“3-10”等;
2.如果打印范围虽然是连续页，但中间有间断，可用逗号进行分隔。例:想打印第3页至第6页和第10页至第20页，这时可在“页码范围”内输入“3-6，10-20”;
3.如果打印不连续的若干页，可直接输入用逗号间隔的页码。例:想打印第2、第4、第6、第9页，可在“页码范围”内输入“2，4，6，9”;
4.如果想打印某节文件，可按“S节号”的格式输入。“S2”表示打印第2节;如果有不连续的节，也可用逗号间隔，例:“S2，S4，S8”表示打印第2节、第4节和第8节;
5.如果想打印某一节内的某页，可输入“P页码S节号”。例:“P3S8'，表示第8节的第3页，“P2S4-P6S6”表示打印第4节的第2页至第6节的第6页;
6.如果打印某文件内的某一部分，可以先选中要打印的内容，然后在“打印”对话框中的“页面范围”下选择“所选内容”项后即可。

让字数统计结果随时显示在屏幕上
Word中设计了更方便的字数统计功能，使用“字数统计”工具栏可以检查文档中的当前字数，而不必重复打开“字数统计”对话框。要想让“字数统计”工具栏显示在屏幕上，可以单击“工具→字数统计”命令，在弹出的对话框中单击“显示工具栏”按钮，就可以在文档编辑窗口上看到出现的“字数统计”工具栏，以后要统计字数时直接单击“重新计数”按钮即可，单击其中的下拉菜单可以看到更多字数统计内容。

Office 2007 SP2发布日宣布,改进详情一览
　　


　　微软将在届时同时公布所有相关文档，先来看看目前已经公布的Office2007SP2更新情况（最终可能会有所不同）：
　　一、通用
　　1、在Word、Excel、PowerPoint中增加打开、编辑、保存OpenDocumentFormatv1.1格式文档的能力，文件后缀名分别为。odt、。ods、odp。
　　2、第一次支持通过ServicePackUninstallTool（服务包卸载工具）和WindowsInstall命令行卸载，前者将单独提供下载，不会集成在SP2里。
　　3、另存为PDF/XPS功能将集成在SP2里，无需再单独安装插件。（看来是Adobe松口了）
　　4、改进显示大量图形对象时的性能。
　　5、改进图形对象在众多情况下的打印精确度。
　　6、改进使用标准DrawingML标记描述SmartArt图形视觉属性的互用性。
　　二、Acess
　　1、增加导出报告至Excel的功能。
　　2、集成最新的AccessDeveloperExtensions。
　　3、修正导入数据向导、报告打印与预览、宏、Exce集成、数据过滤器等方面的问题。
　　三、Excel
　　1、大幅度改进图表机制，性能也会有明显提升。
　　2、增加了Word和PowerPoint图表对象模式。
　　3、改进图形内容的打印，特别是在PCL打印机上。
　　四、Groove
　　1、改进表格工具。
　　2、改进同步稳定性。
　　五、InfoPath
　　1、改进InfoPath表格与Groove、Outlook等其它微软产品的兼容性。
　　六、OneNote
　　1、改进SharePoint同步，可减少SharePoint服务器载入时间，减少错误。
　　八、Outlook
　　1、提升程序启动、关闭、查看渲染、文件夹切换等情况下的性能。
　　2、升级日历，搜索和RSS更稳定。
　　3、改进对象模型。
　　九、PowerPoint
　　1、加快重新保存速度。
　　2、修正部分特定打印机的问题。
　　3、完整集成OfficeExcelChartObjectModel（图表对象模型）。
　　十、Project
　　1、改进日程安排引擎、ActiveCache和甘特图（GanttChart）。
　　2、增强早期。mpp格式的稳定性。
　　十一、Publisher
　　1、修正打印预览、IE兼容性、Vista电子邮件、保存到内容库等方面的问题。
　　十二、Visio
　　1、在部分关键情况下改进与微软其它产品的兼容性，比如将Visio制图以链接对象形式插入到Word或PowerPoint中、导出报告到Excel、将制图保存为网页格式以便在IE8中浏览。
　　十三、Word
　　1、增强PDF和XPS文档输出精确度。
　　2、完整集成OfficeExcelChartObjectModel（图表对象模型）。
　　另外，SharePointServices3.0SP2和OfficeSharePointServerSP2也都有不少改进，但由于都属于服务器应用范畴，距离普通桌面用户较远，故不再做详细介绍。