10．2 资料管理
10．2．1 项目监理部的资料管理员如何着手资料管理工作？
一个新的监理项目，现场工作千头万绪，资料员该怎么开始资料管理工作呢？首先，资料员要对监理项目的概况有一定的了解，如工程名称、规模、投资，是一个单位工程还是几个单位工程，有些什么参建单位等。再就是了解监理项目有什么分部（子分部），主要有什么专业，如有没有钢结构工程，有没有幕墙工程、有没有预应力工程等。知道了上述这些就可以知道工程大概有些什么建筑材料，有些什么检验、检测项目等。项目监理部的资料员应建立与资料管理有关的制度，如《项目监理部资料管理制度》、《项目监理部文件处理程序》、《项目监理部发文程序》等。
10．2．2 如何对收、发文进行管理？如何进行文件的传阅管理？
1、怎么发文？
项目监理部应制订《项目监理部发文程序》，并明确相关人员的职责，各司其职。通常发文可以参考下面的运转流程：
拟稿→核稿→签发→校对→签名用印→文件编号登记→发文（对方签收）→文件装盒（待整理）
２、怎么收文？
项目监理部应制订《项目监理部收文处理程序》，同样需要明确相关人员职责。通常收文可以参考下面的运转流程：
签收→文件登记→贴文件处理签→分办和负责人批办→相关人员承办→文件处理完毕装盒（待整理）
３、如何传阅文件？
实际上，文件传阅也是收文处理其中的一个过程，只不过传阅的范围更大一点，项目负责人可以在文件处理签上明确传阅的对象，按文件收文处理程序办理。
10．2．3 如何对文件资料进行分类？
对监理项目有了一定了解后，可以根据工程的实际情况对要收集的文件资料进行分类，以便积累资料。按《公司文件、资料分类和编码规定》，资料分为A、B、C、D、E类，A类为公司、建设单位、上级部门给监理部的文件资料，B类为监理记录，C类为承包商报给监理的文件资料，D类为监理发给承包商等的文件资料，E类为监理向公司及建设单位上报的文件资料；而按《建设工程监理规范》，资料表格又分为A、B、C类，A类为承包单位用表，B类为监理单位用表，C类为各方通用表。但这种分类方法基本只是按机构分类，没有考虑到资料所反映的各种问题，不同专业，不同分部（子分部）等情况。经过研究，并结合《建设工程监理规范》7.1.1的规定，对资料的分类作一些调整，给大家在积累资料时参考。调整后的分类如下：
（欠奉）
上述的分类方法只作为参考，项目监理部不必拘泥于这样的分类方法，一切要以方便工作为原则，灵活处理。如监理项目有几个单位工程，分部工程的资料应分单位工程存放；如某种资料的数量较多，可以把这种资料另外装盒存放；如某几种资料数量较少，也可以几种资料归作一个档案盒存放；若有些资料不知归入哪一类，可以按文件资料所反映的问题（内容）归入相应的类别，比如有一份《监理单位审查表》，是对施工组织设计的审批进行补充说明的，则可以把这份《监理单位审查表》放在对应的《施工组织设计（方案）报审表》后；如监理项目还有室外工程、市政工程，则可以另外建立档案盒存放这些报验资料。

10．2．4 如何填写档案盒脊背的标签？
分好类后，就可据此建立收集和积累文件资料的档案盒，每个档案盒的脊背应贴上标签，脊背标签的内容有：
1、工程名称：填写监理项目的名称，字体用加粗四号宋体。
2、档号：项目监理部不用填写。
3、案卷题名：参考上述分类。如区分来文单位的，应反映来文单位的名称；如区分分部（子分部）工程的，应反映分部（子分部）工程的名称；如区分问题的，案卷题名应概括本卷文件资料的主要内容。字体用加粗二号宋体。
4、类别：参考上述分类。字体用加粗四号宋体。
5、案卷号：用阿拉数字依次编号，如：第1卷、第2卷、第3卷，等等。若在监理过程中遇到增加档案盒的情况，则不要打乱原来的编号，只需在原编号基础上加“-×”即可，以保持编号的一贯性。例：案卷号为“第2卷”的盒子装满了资料，需要增加一个盒子，则原盒子“第2卷”改为“第2-1卷”，新盒子为“第2-2卷”。字体用加粗四号宋体。
档案盒脊背标签式样参见《 项目监理资料管理规定》。资料在积累过程中，档案盒内还应有“资料清单”，“资料清单”的式样如下：

序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 备注
以一件文件为单位依次编号 文件资料本身的发文号或编号 产生文件资料的机构或个人 即文件的标题，一般照抄。没标题的文件，可自拟标题说明文件的内容，加“[ ]”号。 文件资料本身产生的时间 必要时的说明

10．2．5 如何整理文件资料？
资料的整理包括对资料进行甄别、排列、立卷、填写卷内目录、案卷装订、编页码、编案卷号、填写案卷封面（资料封面）、填写案卷目录、装盒等工作。
1、甄别文件时应注意剔除以下文件：
⑴上级及建设单位普发，非针对监理工程项目，只供参阅、参考、不需办理的文件材料（如法律法规、简报等）；
⑵重份文件（即重复文件）；
⑶无查考价值的一般事务性、临时性行文（如会议通知等）；
⑷一般性文件的修改稿、校对稿，未经各方讨论确定，未经签发，未经签名的未生效的文件。
2、文件资料的排列、立卷方法：
文件资料以“件”为单位依次排列。“件”的含义：单份文件，一份文件为一件；各种报表、名册、图册、监理日志等，一册（本）为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；请示与批复为一件；文件处理单（签、表）与被处理文本合为一件。
立卷首先要对文件进行分类。立卷分类的方法多钟多样，有按结构、分部、工序、阶段、专业等组织立卷，有按问题、名称、文件性质、时间、机构等组织立卷。同一系列的案卷或同一案卷内，可采用一种方法组卷，也可组合两种以上方法进行组卷。但不论采用何种分类方法，案卷内要反映出文件之间的有机联系，案卷外要突出案卷的特征。
⑴按机构分类的文件资料的排列：
①按上述C类文件的分类方法进行分类，先区分各机构，再按时间先后顺序排列文件；
②上级发文放在上级各机构文件里，但项目监理部对文件作了回复或转发，则该文件与项目监理的复文或转发文作为一份文件存放在项目监理部的文件里，项目监理部的复文在前，被回复的文件在后，转发文在前，被转发文在后；
③项目监理部发文放在项目监理部的文件里，项目监理部向上级的请示，上级单位作了批复，则项目监理部的请示在前，上级的批复在后；
④下级的文件放在下级，但下级的请示与本级的批复作为一份文件存放在项目监理部的文件里，项目监理部的批复在前，下级的请示在后。
⑵按文种分类排列的资料：按文件种类分别整理，同种文件放在一起，但要区分文件所反映的问题；如文件是针对进度（工期）的，把它另放在进度（工期）管理的资料里，如文件是针对投资（造价）的，把它另放在投资（造价）管理资料里。
⑶按所反映问题进行分类排列的资料：反映同一问题（专业）的资料集中在一起，不同问题（专业）的资料分开，如进度（工期）控制的资料为一类；投资（造价）控制的资料为一类；合同管理为一类，等等。
⑷按分部工程进行分类排列的资料：对于材料报审、工程报验资料，建议区别分部工程进行排列。因为一个项目材料多、专业多、验收多，造成这些资料也较多，这样分类立卷能反映工程的构造特点，保持这些资料的有机联系。
3、资料的立卷可参考下表：（欠奉）
资料立卷后，需要编制“卷内目录”，“卷内目录”式样如下：

序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页次 备注
以一件文件为单位用阿拉伯数字从1依次标注 文件资料本身的发文号或编号 产生文件资料的机构或个人。有多个责任者时，选择一个主要责任者，其他用“等”代替。 即文件的标题，一般照抄。没标题的文件，可自拟标题说明文件的内容，加“[ ]”号。 文件资料本身产生的时间 填写件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号 必要时的说明

卷内目录排列在卷内文件首面之前，卷内目录不用编页号。
4、装订、装盒的要求：
组成案卷的资料不能超过3厘米，成册的资料保持原状，直接装盒，如大本的《监理日志》。
监理资料一般是文字材料，必须装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、结实、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。
装订后在案卷封皮贴上“资料封面”，“资料封面”的内容有：工程名称、建设单位、施工单位、设计单位、施工起始日期、项目监理部、总监、整理人，“资料封面”式样参见《 项目监理资料管理规定》。
资料装订后，重新对案卷进行编号（编号方法见10.2.4），并装盒，每个档案盒的脊背应贴上新的标签（脊背标签内容见10.2.4）。
10．2．6 如何移交监理资料？
监理项目完结后，要对监理资料进行整理，除了按上述的要求整理一套完整的监理资料，移交给建设单位外，还要按公司的规定整理有关资料移交给公司。移交公司的资料如下：
（欠奉）
10、向业主移交监理资料的移交书（移交书参见《 项目监理资料管理规定》）及案卷总目录。
向公司移交的资料也应按要求进行甄别、排列、立卷、填写卷内目录、案卷装订、编页码、编案卷号、填写案卷封面（资料封面）、填写案卷目录、装盒等工作。如向公司移交资料时还有部分资料由于特殊情况暂时未能收齐，则该部分资料可缓交，并应在资料目录的备注上注明“缓交”字样及说明原因。
10．3 资料的信息化管理
（欠奉）
（因公司知识产权原因，部分资料欠奉，请理解）

写的满详细的，谢了

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谢谢楼主的资料 十分的详细啊!!!!

学习中，谢了