1．用表统一、书写规范
（1） 监理用表必须标准化,施工单位不得变更表式的内容，不得自行印制有"监理签署意见"栏的表式。
（2） 各种资料字迹应清晰、端正,并使用黑色、蓝黑墨水或黑色圆珠笔等不易褪色的材料书写,有条件的应用打印机打印，保持文件资料的整洁。
2．资料完整、内容真实
（1） 建立资料目录，按目录建立和收集相关资料，保证资料齐全；承包单位的报审(验)单的附件资料应齐全。
（2） 监理资料的内容必须真实、可信,不得弄虚作假.不得涂改、伪造;监理资料的相关内容应闭合、交圈,并具有可追溯性。
3．同步建立、手续齐全
（1） 所有监理资料必须按目录要求与工程施工同步建立。各种报验、报审资料均必须在规定的时限内,及时审核、签发,不得后补。
（2） 资料的签字、盖章手续必须齐全,未经当事人签字、盖章,不得作为资料存档。项目经理部盖章栏必须使用"××项目经理部"印章,不得使用"××资料专用章"等其他印章。
4．及时整理、分类有序
监理过程中的监理资料应及时进行整理, 并分类入册(文件夹或案卷盒),每卷脊背应标明资料编号、名称,首页应有资料目录,以便于查找。

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