在工程实施和工程承建合同履行过程中，监理单位处于合同管理者与合同关系协调人的地位，监理单位依照业主授予的权限，对合同目标的实现承担监督和控制责任，监理文件是监理职责履行和监理权限运用的表达。

   监理机构应严格按业主与工程承建合同文件授权发布监理文件。依据监理文件的作用与性质，其合同地位可以划分为：承建合同的解释文件，承建合同的协调文件，承建合同和监理合同的履行过程记录文件以及监理信息反馈文件等四种。
   执行监理单位的指示，是承建单位应承担的合同义务。如果监理单位或其监理机构或总监理工程师的指示与决定，显得不公正或可能招致承建单位额外的责任与风险，承建单位可要求总监理工程师变更或复议，也可按合同规定提起合同争议。
   除工程承建合同另有明确规定外，监理单位无权修改或变更工程承建合同的规定，也无权免除工程承建合同中规定的承建单位或业主应承担的义务、责任和权利。除非合同文件另有规定，否则监理文件也不作为承建合同文件的补充和组成文件。因此，监理单位技能与执业水平，监理单位对合同条款及业主授权的运用，监理单位的公正性等，均可能因招致承建单位承担额外的责任与风险而导致合同纠纷的发生。

   1．监理文件的构成要素与组成
   监理文件通常由监理单位为履行监理合同义务和监理职责发布或由监理单位授权的现场监理机构发布。监理单位承担因监理文件发布失误或监理职责履行不当、监理权限运用不当等所导致的合同责任，同时还依照工程监理合同文件规定承担未及时发布监理的批准、指示、指令等所导致的不作为责任。
   监理文件必须为书面文件，其内容构成应包括商务、程序和技术三个要素。
   监理文件必须专事专文、表述明确、数据准确、引用正确、简明扼要、用语规范。监理文件构成要素的引用和表达，必须严格以有关法规、工程承建合同文件，以及技术规程、规范和标准为依据。与此同时，监理文件还必须满足追溯性、引用性和可被评价性的要求。
   通常，监理文件的组成分类包括：
   （1）对承建单位的“批复文件”；
   （2）施工过程“指示（令）文件”；
   （3）施工质量或合同支付“认证文件”；
   （4）工程建设施工“协调文件”；
   （5）工程完工及工程验收“签证文件”；
   （6）提交给业主的“建议函”；
   （7）提交给设计单位的“商议函”；
   （8）工程“表报”与“记录文件”；
   （9）监理“工作报告”；
   （10）监理“管理文件”等。
   2．监理文件的成文管理
   工程监理工作开展以前，监理单位或其监理机构应确定监理文件的发布权限，监理文件的管理分级，监理文件的发布、争议、变更、撤消程序，以及监理文件产生过程中必须的拟文、核稿、审查、会签、用印、送发等基本程序与职责。
   监理单位及其监理机构应正确行使业主通过工程监理合同和工程承建合同授与监理单位的监理权限，避免超越监理职责与权限干预工程承建合同赋与工程承建单位的职责与权利，以免导致合同责任或合同风险的转移。
   监理文件的编制应遵守国家及有关部门发布的公文管理行政规章和技术标准，并符合工程监理合同文件和工程承建合同文件有关规定。
   监理文件编写过程中，应注意的事项包括：
   （1）监理文件标题应当准确简要地概括文件属性和主要内容；
   （2）文件内容表述与层次划分准确，并满足监理文件的引用性、追溯性和被评价性要求；
   （3）监理文件中的用词用语应满足确定性、可解释性和可评价性要求；

   （4）文件中的数字，除成文时间、层次序数和惯用语、缩略语以及具有修辞色彩语句作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿拉伯数码；
   （5）文件中的计量应使用国家或国家部门发布的标准计量单位或合同规定的计量单位；
   （6）必须引用公文、文图或函件的，应当先引标题后引文函字号或图纸图号，必须注明日期的，应当填写具体的年、月、日；
   （7）必须以正式文件编发的，应当编制文号，核定发送范围、秘级和确定印发份数；
   （8）明确主送、抄报、抄送或发送单位，不应多头主送。主送、抄报、抄送或发送单位的名称应引用全称或规范性的简称；
   （9）监理文件必须有主题词的，应按国家或国家行业主管部门发布的主题词标准编写或选用。
   （10）监理文件的成文时间，应以监理单位或其监理机构授权签发人签发时间为准，必须另行报经批准的应以批准签署时间为准。
   3．监理文件的编码
   工程监理工作开展前，监理机构应确定监理文件编码的方法和方式。
   监理文件的编码应遵守国家及有关部门发布的公文管理行政规章和技术标准，并执行监理单位和业主有关工程文件管理的规定。
   监理文件的编码应满足：
   （1）、监理文件编码的唯一性要求；
   （2）、监理文件的分类管理和标识要求；
   （3）、监理文件的引用和追溯性要求。
   4．监理文件的分级
   对于大型监理工程项目，为有利于随工程施工进展及时发现问题、及时作出决策和及时解决问题，监理机构还可以结合监理机构的分级管理机构设置和岗位职责划分，对工程施工过程中涉及现场施工质量检验、现场施工指示（令）等监理文件或其表式文件实行分级管理。对于较大规模的监理项目管理，针对管理层次、管理幅度和决策结构实行决策分级管理，是缩短简单决策的环节和运行途径的有效方法。
   通常，分级监理文件的权限按监理单位或其监理机构对下级监理机构的授权文件中规定的职责和权限发布，并由下级监理机构的授权责任人签署或下级监理机构用印发布。
   下级监理文件发送至与该级监理机构相应或相对口的工程承建单位的下级施工单位或其下级施工管理机构，代表上级监理机构所发出的指示与指令。
   对超越授权或未越超授权发布的下级监理文件，根据工程承建合同文件规定，在工程承建单位提交确认、或下级监理机构提起、或上级监理机构认为有必要时，可以通过上级监理文件或由上级监理机构予以确认、变更或撤消。

   工程监理机构应按工程监理合同文件规定的程序、格式和内容要求，定期或不定期地向业主单位报告工程实施进展和工程监理工作情况。工程监理月报是监理机构随工程施工和监理工作进展定期向业主和向监理单位反馈工程信息与报告工作的一种重要形式。监理月报的发送范围由工程监理合同作出规定。通常，其发送范围为业主单位及监理单位。
   工程监理月报应尽量采用图表的方式，文字陈述应层次分明，简捷明快，数据正确，用语规范。对工程进展中存在的问题，属于工程监理工作和授权范围内的，应陈述监理所采取或拟采取的解决措施；涉及业主决策事项的，应提出解决问题的方案和明确的建议意见供业主决策。
   工程监理月报应包括以下主要内容：
   （1）工程进展综述。包括工程概况、分项目工程施工进展综述以及气象记录等。
   （2）工程质量。包括工程施工质量及分项目工程施工质量状况，描述工程施工质量监理控制过程、工程施工质量检验成果、工程施工质量问题及其处理过程，影响工程施工质量的因素分析，以及针对本期工程施工质量状况下期所采取的预控措施等。
   （3）工程进度。包括工程进度及分项目工程形象进度进展描述，监理控制过程，施工资源投入，施工劳动组织及主要技术工种人员投入，实施进度进展与进度计划比较，本期进度实施中存在的问题及下期所采取的预控措施等。
   （4）工程支付与合同商务管理。包括合同工程及分项目工程合同支付情况描述，工程计量、工程变更与合同索赔情况，监理控制过程，合同支付与资金流动态分析，本期合同支付与合同商务管理中存在的问题及下期所采取的预控措施。
   （5）安全生产与文明施工。包括安全生产与文明施工情况描述，安全生产状况与管理过程，文明施工与施工环境保护状况及其管理过程，本期施工中存在的问题及下期所采取的预控措施。
   （6）监理机构运行。包括监理机构变更，监理人员到位与技术构成，监理机构管理，监理合同执行情况，以及要求业主提供的条件和要求业主解决的问题。
   （7）设计文件提供。包括设计成果审查、供图进展、现场设代情况，本期实施中存在的问题及建议业主采取的措施。
   （8）业主条件提供。业主条件提供情况，以及业主应予以重视和应及时解决问题的建议等。
   （9）工程记事。
   （10）其他必须报送的资料和说明事项。