监理单位不属于业主和承建单位之间的合同的一方，委托监理单位对承建合同和现场施工进行管理是国际上通常的做法。业主与承建单位之间关于合同活动的联系通过监理单位或其监理机构，有利于避免可能出现的混乱和误解。对于涉及工程监理单位委托范围外的活动与联系，仍应由业主的授权代表直接与工程建设各方联系，或业主在认为必要时告知监理单位或其监理机构。
监理机构应根据工程承建合同文件和业主规定，建立工程文件传递流程。在合同文件或业主未另作规定的情况，工程文件流程可参照图2-1进行。

图2-1　工程文件的传递流程图
   为有利于接受监理单位的检查和监督，也有利于监理单位及时掌握监理工作进展，和对监理合同履行情况有充分的了解，监理机构应注意将相关的监理文件抄报监理单位。
   监理单位应及时审阅监理机构报送的监理文件，以随时了解和指导监理机构的工作，及时发现和解决监理工作存在的问题，不断推进监理工作顺利进展。

   在合同文件或业主未作出明确规定的情况下，监理机构应通过监理文件明确：
除非业主另有指示或工程承建合同文件另有规定，否则承建单位向业主报送的施工文件都必须主送监理机构，并经监理机构审核和转达。
   除非业主另有指示或工程承建合同文件另有规定，否则业主关于工程项目施工的主要意见和决策，都将通过监理机构向承建单位下达实施。

   属紧急工程文件，必须在其左上角一个明显位置加盖“急件”章，受理方应在一个合理的短时间内做出处理。在非常情况下，还可以先通过电话或口头传递文件内容要点，并在随后的4小时内补传书面正式文件。
   为促进工程建设的顺利进展和工程建设合同的切实履行，业主应在14天（或监理合同文件另行规定的期限），对于急件，应在一个更短的时间内，就监理机构书面提交并要求业主做出决定的事宜做出书面决定送达监理机构。若超过期限监理机构未收到业主的决定意见，可理解为业主对监理机构的明确建议无异议，并将该建议视为业主的决定。
   除非业主另有指示或工程承建合同文件另有规定，否则不符合文件传递程序而来往的文件，可能被视为非正式文件或无效文件而不具备合同所赋予的效力。由此所造成的工期延误与合同责任，由责任方承担。

   1．报送业主的文件
   为使业主能及时了解工程项目监理、工程设计、工程施工、材料与设备供应等各方的工程建设合同履行和工程建设过程中各方面的进展情况，为使业主能对通过工程监理单位或其监理机构依据工程监理合同文件规定应提请决定事项及时作出决策，为促使业主自身的合同履约水平和业主应提供条件提供水平的不断提高，也为使业主能有效地对工程监理单位以及工程设计、工程施工等各方的合同行为进行评价、检查和监督，监理单位或其监理机构应按工程监理合同文件规定，将其为工程监理合同义务履行、工程监理职责与监理权限运用以及工程监理机构为工程监理合同目的所发布的所有文件报送业主单位。
   监理文件报送业主单位的方式通常有主送、抄报和发送三种。其中，主送文件属于提请业主单位作出决策事项或向业主报告监理工作进展的文件，抄报文件属于报知业主单位备核和供业主单位了解情况的文件，发送文件常用于涉及有业主单位代表参加并作出决定事项对业主单位也有约束力的协调会议文件。
   工程监理合同文件规定的，监理单位或其监理机构应报送业主单位的监理文件通常包括：
   （1）监理机构管理与规章性文件。包括：专业监理工作规程，项目管理实施细则，监理机构履行监理职责所使用的标准化表报表式，以及其他涉及工程监理合同目的和监理权限运用所制定的监理机构管理文件等。
   （2）监理机构工作过程文件。包括当年的监理目标规划，合同工程项目开工通知或批复文件，工程承建单位的施工保证合同认证文件，施工措施计划批复文件，施工过程指示（令）文件，施工质量认证文件，合同支付签证文件，工程施工协调文件，工程验收及工程完工签证文件等。
   （3）随工程建设进展报送的工程信息文件。包括：工程设计供图、图纸审查及现场设代工作信息，工程施工进度、工程形象、工程量完成及施工资源投入与消耗信息，工程施工质量、质量检查与施工质量缺陷处理信息，工程施工安全、文明施工和施工环境保护信息，工程项目质量检验与项目验收信息，工程变更、合同变更和合同支付信息，监理机构工作进展及资源投入与使用信息等。工程信息文件通常以监理月报、监理年报或专项监理工作报告的形式向业主反馈。
   （4）报送业主批准或决策的文件。包括控制性施工进度计划调整审查文件，涉到合同工期、合同支付及业主提供条件的重大施工手段、方案或新技术、新材料采用的施工技术审查文件，工程变更申报审查文件，合同索赔申报审查文件，以及工程设计优化或工程变更建议报告等。
   2．送发工程设计单位的文件
   监理文件送发工程设计单位的方式，由工程监理合同文件以及业主关于工程监理与工程设计之间的联系方式要求所决定。
   当业主单位未委托或授与工程监理单位对工程设计单位的工程设计合同监督和管理权限时，工程监理单位及其监理机构与工程设计单位之间通常不构成直接的文件主送关系。监理文件送发设计单位的方式，通常为抄送或发送。
   监理单位或其监理机构向工程设计单位发送监理文件的内容和目录构成，由工程监理合同文件作出规定或另行报请业主单位批准。对于涉及工程技术专利或业主与施工方商务与技术秘密的文件发送，还应受工程监理合同文件、工程承建合同文件和或业主单位相关文件规定的约束。
   通常，监理单位或其监理机构应将涉及到监理工程项目施工进展，施工方案、施工手段与施工措施的批复，施工过程中对施工质量的检验与变更，施工过程中涉及工程设计技术问题的处理等监理文件抄送设计单位或其现场设代机构，或者将应有设计方或其现场设计代表参加并对设计方也构成约束的协调会议文件等发送工程设计单位。
   3．送发工程承建单位的文件
   工程监理单位是现场施工管理者和施工关系协调人。工程承建单位或其现场施工项目管理机构是工程监理单位及其授权监理机构的被监理对象。
   监理文件送发工程承建单位或其现场项目管理机构的方式，通常分为主送、抄送和发送三种。
   在业主通过工程监理合同和工程承建合同文件授与的监理职责和监理权限的条件下，主送工程承建单位或其现场施工项目管理机构的监理文件应涵盖工程建设合同目标控制、合同履行和施工过程管理等各个方面。对于涉及按工程监理合同文件规定必须事先报经业主单位批准和作出决策事项的监理文件，应在报经业主批准或由业主作出决策后送发工程承建单位。
   工程监理单位及其监理机构还应按工程承建合同文件规定，将一些主送业主单位的涉及合同商务处理等事项协商的监理文件抄送工程承建单位或其现场项目管理机构。
   工程监理单位及其监理机构发送工程承建单位或其项目管理机构的监理文件主要为监理协调会议文件。
   送发工程承建单位的监理文件的组成与目录构成，是工程监理单位及其监理机构对施工保证能力评价、对合同目标控制的手段与方法、对现场施工管理和监理合同义务履行的体现。
   4．监理机构抄报监理单位的文件
   现场监理文件通常由工程监理单位授权的监理机构发布，以利于及时发现和解决工程监理、现场施工管理和合同管理中所存在的问题并及时作出决策。
   监理单位应根据对工程项目的认识和理解，为全面、切实履行工程监理合同的要求组建现场监理机构，选派执业能力与工程项目监理要求相适应的称职的总监理工程师，确定监理机构的决策方式和决策程序，并授予总监理工程师和监理机构充分的现场监理工作权限。
   监理机构应按监理单位的授权发布监理文件，并应按监理单位规定的文件目录、内容范围和发送程序等要求及时将重要的监理文件报送监理单位批准或备核，使监理单位能及时了解工程监理项目进展、监理机构职责履行、监理机构管理和工程监理合同义务履行情况，使监理单位能随工程施工和工程监理进展及时对监理机构的组织、管理和工作进行跟踪指导、检查、监督与调整，使监理单位能及时对监理机构发布的重要监理文件或表报文件中的失误行使监理单位的变更直至撤消权限，有利于工程监理工作水平和合同履约水平的不断提高，也避免监理单位因监理机构的失职、失误而承担额外的合同责任和风险。

   监理文件的送达时间以承建单位授权部门与机构负责人或指定签收人的签收时间为准。承建单位对收到的监理文件有异议，可于接到该监理文件的7日内，向监理机构提出要求确认或要求变更的申请。监理机构应在7日内对承建单位提出的确认或变更要求做出书面回复，逾期未予回复可视为监理机构予以确认。
   承建单位如对监理文件或监理机构的确认意见有异议，可于该文件或确认意见送达后的7日内向业主申请复议，并承担由此而产生的一切费用与损失。
   若承建单位对监理文件（包括监理机构的确认意见）或业主的指示（包括其复议意见）有异议，应首先在总监理工程师的协调下，通过友好协商寻求合理解决。若经协商仍未能取得一致意见，业主和承建单位任何一方均可以书面形式提起合同争议，并将提请争议决定抄送对方和监理机构。
   除非监理机构或业主复议指示或通过合同争议程序对监理文件做出撤销、变更或修改，否则在确认、复议、争议期间，原已送达的监理文件继续有效。