环境监测业务咨询注重首问负责制原则
当客户与来访者咨询环境监测事宜、委托本站具体业务时，一般处于被动地位，而在这个过程中，往往会因为员工不从事此项工作或对客户咨询委托投诉的情况不了解、不熟悉而将客户推给其他人，有时甚至会出现转手几个办事人员才能将问题得以解决，这就容易让客户觉得自己不被重视，觉得政府事业单位办事门槛高，效率低，觉得监测部门在“捣糨糊”，因而常常引起一些误解和纠纷。设立服务窗口以来，由于领导高度重视，在窗口配备了专业的咨询服务人员，由具有几十年分析、现场、业务工作经验的老同志具体负责，贯彻首问责任制，要求持证上岗，保证客户的问题在第一时间有人接待，并可以得到全程关怀。同时在窗口设立环境监测业务查询自助服务系统，客户在办理业务的等待过程中可以通过自助服务系统了解站内更多的基本信息，包括监测业务范围、监测能力资质、收费标准以及相关的环境保护法律法规，让客户能够更加全面地了解监测站的工作，真正体现出客户利益至上，为民办实事的宗旨。电话咨询服务也是窗口工作的一项重要内容。以室内环境监测咨询为例，目前室内装修材料引起的室内空气环境污染问题日益突出，特别是油漆、涂料中的挥发性有机物容易对人体皮肤产生刺激性作用，严重的甚至会影响人体造血系统和中枢神经系统，危害了人体健康。所以在电话咨询中，这一类的问题关注度较高。在提供背景知识解答的同时，还必须清晰地告知本站可以提供服务的监测项目及收费情况，根据客户的需求和实际费用情况建议其监测点位的数量，有确定要求委托监测的客户第一时间给予登记信息并安排监测，同时提醒客户平时注意开窗以增加空气流动性等方式来有效改善室内环境;对已经出现有不适症状的客户，通常建议在做室内监测的同时需要及时到正规医院做全面检查，查明原因及时治疗。电话咨询服务会遇到各式各样意想不到的问题，工作人员在回答时不仅要求秉承热情、耐心地服务态度，而且要具备清晰地思路和较好的应变能力，极大地锻炼了个人的业务素质。优质的服务仅靠热情是远远不够的，重视首问负责以来，窗口的工作人员赋予了优质服务新的内容，进而使热情寓于规范服务之中，不仅提高了自身的业务素质，完善了自身的服务理念，而且在此前提下把优质服务作为一种特殊增值提供给客户，潜移默化地树立起环境监测服务品牌，也一定程度上加强了一站式服务窗口的建设工作。
网络化平台管理委托业务流程
环境监测业务管理按ISO/IEC1725准则和站体系文件的要求，需要实现“三同时”竣工验收监测、社会委托监测、环境质量监测、污染源监测等四大类监测类别13种业务类型的监测业务规范管理，其中，“三同时”竣工验收监测、社会委托监测直接面对客户，需要在窗口实现第一步的受理工作，除纸质登记留存客户第一手信息资料外，依托网络协同办公系统完成网上受理流程，既可以方便客户和内部管理人员查询业务进展情况，还可以规范监测业务的操作程序，有利于推进监测工作的效能，保证监测工作的时效性。以验收监测为例，其具体流程如图1所示。图1中整个验收监测从委托到报告发出每一步进程均可以在办公系统中有所体现，验收监测项目正式受理后，对于监测方案和监测报告均需要经过会审或三审复核，验收监测项目完成进度全部可以在办公系统中反映，便于管理人员查看项目进度，有效地把握监测过程的各个环节，保证验收监测的质量和时效。同时，客户电话询问项目的负责人及项目进展情况时，窗口可以及时通过办公系统准确获取项目的相关信息给予回复。利用网络化平台管理业务进程，涵盖了业务流程的整个周期，保证了每一项外来委托业务的顺利进行并按时定期进行电子归档，促进监测业务流程更加规范化，制度化。
细化统计分类、辅助质量管理
各类报告的盖章、收发和业务量的统计是窗口服务的重要组成部分。因环境监测内容涉及水和废水监测、空气和废气监测、土壤、底质和固体废物监测、生物监测、噪声和振动监测等各个方面的要素，为了便于有针对性地服务客户和内部识别、查考、归档管理的需要，将监测报告分为水字、气字、声字、生字、综字、验字、室内字、复测报告八大类唯一性识别标识，各类委托监测、验收监测以及送样检测结果最终都将形成这八类报告标识中的一种类型报告交给客户。这些文字型、数据型报告以及其它各类业务相关的文件需要加盖业务公章时，都必须经过审核人员认可和授权签字人签发，并现场进行分门别类的纸质登记、签字取号，需要在窗口加盖业务公章的报告都必须登记专门的信息表，以保证公章的效力。对于环评业务或部分客户需要提供监测质量保证单的情形，工作人员在盖章后都单独留存一份备查。客户在取报告时，需要经过财务收费环节，凭财务确认的收费单签字领取，这样保证业务流程上从登记开始到取报告，客户只要在窗口就可以完成，节省了时间，提高了办事效率，每一个环节都体现了窗口工作的细致和认真。在此基础上，为了便于统计报告完成的时效性，更好地提高对外服务质量，一站式服务窗口还将所有监测报告的基本信息进行登记汇编，以水字报告为例，如表1所示。从表1中可以看出，除了与纸质信息相同的基本内容外，还增加了受理编号、受理日期以及报告收到日期等信息，每一份报告对应的受理时间和收到时间在同一份表格中就可以体现，一目了然，以便更好地判断报告完成的及时性，是否符合国家、省厅文件以及站内质量方针规定的时效性要求，一定程度上对站内质量管理起到辅助作用。
积极开展客户满意度回访调查
为了进一步提高验收监测和委托检测的效率，增进办事能力，改进服务方式，强化窗口的服务功能，贯彻站质量方针目标和ISO/IEC1725持续改进、客户至上的理念。一站式服务窗口组织开展了形式多样的客户满意度调查活动，并将此作为单位年度质量目标考核的重要依据。通过调研计量认证行业和其它服务行业的满意度测评内容，结合本单位的工作实际，从现场监测情况、工作人员业务素质、分析过程使用的标准方法、监测报告的时效性、收费的合理程度以及工作人员的作风效能等多角度全方位的设置调查问卷的内容，并采用电话回访、现场填写、实地走访和邮寄回访等多种方式开展工作。根据公平公开的原则，在已经取走报告的客户中随机抽取不低于1%的比例，并深入到委托监测企业进行追踪回访，如实、客观地记录客户对本单位工作情况的评价。半年更新总结一次满意度调查的情况，并把调查结果发送至各相关部门负责人，以便及时纠正存在的问题，改进服务，提高工作效率。
对于环境监测行业，设立固定对外服务窗口，实现环境监测业务咨询、受理以及项目收费一站式服务模式，改变了以往办事人员和客户从一楼到四楼再到一楼来回折腾的繁琐局面，从管理上细化工作环节，进一步规范了办事程序，简化了客户和内部工作人员的办事流程，为客户带来了便捷，同时也为监测业务的质量管理提供了有力的保障，更多层面展现贴心地服务。窗口的工作就像是一位组织协调者，贯穿于整个业务流程的全过程，它还像站内的排头兵，利用所处地理位置优势及时处理监测业务及各种繁杂事务。